So rechnen Sie Leistungen besser ab!

Statistische Betrachtungen über die Zusammensetzung des Patientenstamms werden benötigt, um die Altersverteilung der Patienten und deren Versicherungsart darzustellen. Die Ergebnisse ermöglichen die Ableitung zielgruppengerechter Marketingmaßnahmen. Denn die Altersverteilung und die Versicherungsstruktur des Patientenstamms variieren von Praxis zu Praxis in erheblichem Maß.

Es besteht lediglich eine grobe (allerdings nicht erstrebenswerte) Korrelation zwischen dem Lebenszyklus der Zahnarztpraxis und dem durchschnittlichen Alter des Patientenstamms. Demnach ist das durchschnittliche Patientenalter einer „jungen Praxis“ niedriger als das einer Praxis eines einzelnen Behandlers, der kurz vor der Abgabe steht. Dieser Zustand ist allerdings ein großes Problem für eine erfolgreiche betriebswirtschaftliche Weiterführung der Praxis, weil die durchschnittliche Lebenserwartung eines signifikanten Anteils des Patientenstamms in absehbarer Zeit erreicht sein wird. In Grafik 1 ist eine charakteristische Patientenstammanalyse einer sogenannten Alterspraxis dargestellt.

Ergebnis: Ein erheblicher Anteil der Patienten (31 %) befindet sich in der Altersklasse 60 Jahre. Ohne  Gegenmaßnahmen ist in absehbarer Zeit mit einem starken Schrumpfen des Patientenstamms zu rechnen. Die Gründe für den Mangel an jüngeren Patienten können vielfältig sein. Wirken die Praxis einladend und die Behandler vertrauenswürdig auf die Eltern der jungen Generation? Wurden Investitionen in die Erneuerung der Praxiseinrichtung getätigt? Sind die angebotenen Leistungen und der Stand der Technik zeitgemäß? Wird der Servicegedanke der Praxis und der einzelnen

Mitarbeiterinnen den aktuellen Erwartungen der Patienten gerecht? Ist eine moderne und ansprechende Website vorhanden? Die Erfahrung zeigt, dass der Grund für einen Mangel an jungen Patienten sich aus einer Mischung der oben genannten Faktoren ergibt.

Die Analyse der Versicherungsart der Patienten nach Altersklasse ergibt in diesem Fall ein positives Bild. Die Anteile an privat und an gesetzlich versicherten Patienten mit privater Zusatzversicherung sind überdurchschnittlich hoch. Diese Entwicklung ist das Ergebnis einer kontinuierlichen Aufklärungsarbeit über den Nutzen einer privaten Zusatzversicherung und die Bereitstellung entsprechender Informationen. Der nächste Schritt einer Analyse des Patientenstamms kann eine eingehende Charakterisierung der

Versicherungsuntergruppen sein (etwa Beihilfeberechtigte, privat Versicherte im Basis-Tarif, etc.). Die daraus resultierenden Erkenntnisse erlauben die Vorbereitung entsprechender Abrechnungsmodalitäten, Patientenaufklärungen und einer am Servicegedanken orientierten Hilfestellung bei Erstattungsproblemen gegenüber den Kostenträgern.

Für den nachhaltigen Erfolg einer Praxis kann es nur einen Maßstab geben: die Patientenzufriedenheit. Paradoxerweise korreliert diese Größe (allein) oft nicht mit dem Erfolg der Behandlung per se, sondern mit anderen Faktoren, die für das „Erlebnis“ der Behandlung stehen. Grafik 2 zeigt einen Auszug aus einer Patientenbefragung.

Die Berechnung basiert auf der tatsächlich benötigten Dauer einer Behandlung und bietet die Möglichkeit des Vergleichs mit anderen Versorgungsarten. Zusätzlich liefert sie Erkenntnisse zur Verbesserung der Ablauforganisation, insbesondere der Terminketten und der Zimmerauslastung pro Behandlungsart.

Die Ergebnisse einer Befragung zur Kundenzufriedenheit eignen sich in besonderem Maß, um Verbesserungen in der Ablauforganisation eines Unternehmens anzustoßen. In einer Zahnarztpraxis bilden die durchschnittliche Wartezeit im Wartezimmer sowie die Zuvorkommenheit und Professionalität an der Rezeption beziehungsweise am Telefon zwei Kerngrößen. Ist die Einrichtung einer Schmerzzone im täglichen Praxisablauf sinnvoll, um die Wartezeit im Wartezimmer zu reduzieren? Sind die Mitarbeiterinnen an der Rezeption und am Telefon geeignet und geschult? Es gilt zu bedenken, dass die Mitarbeiterinnen am Telefon und am Empfang die erste (menschliche) Schnittstelle zum Patienten sind, bevor der Zahnarzt überhaupt in Erscheinung getreten ist.

Im Kern des operativen Bereichs einer Zahnarztpraxis finden die Behandlung von Patienten, die zahnmedizinische Dokumentation und die Erfassung der Leistungspositionen statt. An dieser Stelle werden einzelne Behandlungsschritte in Leistungspositionen umgewandelt. Diese stellen in der Summe den Erlös der Behandlung(en) dar. In einfachen Worten: An dieser Stelle wird die zahnärztliche Heilbehandlung in Geld umgewandelt – und niemand wird den Zahnarzt auf erbrachte, jedoch nicht abgerechnete Leistungspositionen hinweisen.

Daher ist eine gute organisatorische und fachliche Aufstellung in diesem Bereich von absoluter Erfolgsrelevanz für die Praxis.

Moderne Praxen beginnen mit der Vorbereitung ihrer Leistungsabrechnung noch weit vor dem Termin der eigentlichen Leistungserbringung an. Die Werkzeuge dafür sind:

• Mehrkostenvereinbarungen bei Füllungen

• Private Vereinbarungen zur Nutzung der Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ

• Heil- und Kostenpläne für gleichartige und andersartige Arten der Versorgung mit Zahnersatz

• Abweichende Vereinbarungen zur Erhöhung der Steigerungsfaktoren

Ziel dieser Vereinbarungen ist in erster Linie die Schaffung von Transparenz für den Patienten, der anhand dieser Dokumente eine Kostenaufklärung gemäß § 630c Patientenrechtegesetz bekommt. Gleichzeitig dient diese Vorarbeit der Hinterlegung der geplanten zahnmedizinischen Leistungen im Zahnarztprogramm, damit sie bei der Leistungserbringung mit der entsprechenden Dokumentation lediglich in die Behandlungsakte übertragen werden können. Diese Vorgehensweise minimiert die Gefahr, dass die Abrechnungsmitarbeiterin erbrachte Leistungen aufgrund von Dokumentationslücken nicht eintragen kann und garantiert die vollständige Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Eine Zahnarztpraxis verfügt wie jedes andere Unternehmen über ein Produkt- beziehungsweise Dienstleistungsportfolio. Dieses besteht aus den angebotenen zahnmedizinischen (und gegebenenfalls kosmetischen) Behandlungen. Um eine betriebswirtschaftlich strategische Unternehmensführung zu gewährleisten, sollte der Praxisinhaber die Wirtschaftlichkeit (Ertragsstärke) der von ihm angebotenen Behandlungsarten ermitteln.

Die Ertragsstärke der einzelnen Behandlungsarten ist limitiert durch zwei Faktoren:

• das Honorar der dafür vorgesehenen Leistungspositionen im BEMA beziehungsweise in der GOZ und

• die für die Behandlungsart tatsächlich benötigte Dauer der Zimmerbelegung.

Zum Beispiel: Wenn die Abrechnungspositionen für eine bestimmte Behandlungsart vorgegeben sind, dann kann die Wirtschaftlichkeit dieser Behandlungsart nur durch eine effiziente Nutzung der Behandlungszeit beziehungsweise durch die Gestaltung der Terminketten verbessert werden. Ein Vergleich der Verhältnisse zwischen dem zahnärztlichen Honorar einer Behandlungsart und der tatsächlichen Dauer der Zimmerbelegung liefert wichtige (oft überraschende) Erkenntnisse über die Ertragsstärke einzelner Behandlungsarten (etwa Füllungstherapie, Endodontie, Versorgung mit Zahnersatz).

Für eine korrekte Berechnung ist darauf zu achten, dass die Ermittlung der Dauer der Zimmerbelegung sich nicht nach den theoretischen Werten der Terminketten richtet, sondern die tatsächliche Behandlungsdauer widerspiegelt. Diese Werte können aus den digitalen Terminbüchern (Patient-Eingang/Patient-Ausgang) ermittelt werden. Tabelle 1 stellt ein Beispiel zur Berechnung der Ertragsstärke einer Versorgung mit Zahnersatz dar.

Der Vergleich dieser Zahlen (einer Zahnersatzversorgung) mit anderen Behandlungsarten ermöglicht die Bestimmung der Zugpferde („cash cows“) und der Sorgenkinder („poor dogs“) in der eigenen Praxis.

Die Betrachtung der Rechnungsgestaltung kann auf verschiedene Lücken in der Vorbereitung der abzurechnenden Leistungen hinweisen. Tabelle 2 liefert eine Zusammenstellung von GOZ-Positionen, die oft erbracht, jedoch nicht oder nicht in vollem Umfang abgerechnet werden. Doch die Sicherstellung einer vollständigen Abrechnung ist von zentraler Bedeutung für den betriebswirtschaftlichen Erfolg einer Praxis. Dazu zählen die korrekte Nutzung der zur Verfügung stehenden Abrechnungsmöglichkeiten, insbesondere die Vereinbarung privatzahnärztlicher Leistungen mit Versicherten der GKV. Inwieweit sich GOZ-Leistungen mit gesetzlich versicherten Patienten privat vereinbaren lassen können, ist im Einzelnen zu prüfen. Dazu können zum Beispiel die Veröffentlichungen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung [Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ, 2015] konsultiert werden.

Die besten Mittel, um eine unvollständige Abrechnung erbrachter Leistungen zu vermeiden, sind die Erstellung von Leistungskomplexen und die stetige Fortbildung des Praxispersonals – nichts ist teurer als ein ungeschulter Mitarbeiter.

Dr. Francisco X. Moreano

CONSULTOR!O,
Erding bei München

Bernhard Fuchs,
André Martin

Kanzlei Fuchs und Martin,
Würzburg/Volkach