Betriebsprüfung professionell vorbereiten

Gelassen durch die Inspektion

Das Finanzamt, die Betriebsprüfung – zwei Wörter, die oft Unbehagen auslösen. Wieso eigentlich? Begreifen Sie die Prüfung als Gelegenheit, ihre Professionalität belegen zu können.

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Zunächst einmal sollten Sie sich vor Augen halten, dass der Prüfer nichts gegen Sie als Zahnarzt hat, er macht lediglich seine Arbeit. Diese fußt auf der gesetzlichen Grundlage des Steuerrechts und hier besonders der Abgabenordnung. Demnach gilt bei der Betriebsprüfung – nomen est omen –, dass der Prüfer den Betrieb zu steuerlich relevanten Sachverhalten zu prüfen hat. Zulässig sind sogenannte Außenprüfungen bei allen Selbstständigen und Gewerbebetrieben im Umfang ihrer beruflichen Tätigkeit. So sieht das Prozedere aus:

Die Prüfungsanordnung

Betriebsprüfungen werden dem Zahnarzt in der Regel durch die Post zugestellt, es ist eher selten, dass ein Prüfer anruft und den Termin abstimmt. Der Termin ist zu kurzfristig anberaumt? Dann können Sie Einwände erheben: Versuchen Sie es zunächst telefonisch, wird keine Einigung erzielt, müssen Sie schriftlich Einspruch erheben und einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung stellen.

Werden in der Anordnung unter derselben Steuernummer sowohl die Praxis als auch die private Einkommensteuererklärung veranlagt, dann kann der Prüfer gleichzeitig die übrigen Einkommenstatbestände prüfen, zum Beispiel die Einkünfte aus Vermietung, die geltend gemachten Versicherungen oder Spenden. Keinesfalls darf sich die Prüfung aber auf die Einkünfte des mitveranlagten Ehepartners beziehen. Dazu müsste eine weitere Prüfungsanordnung für gewerbliche, selbstständige oder „private Einkünfte von besonderer Bedeutung“ (damit sind etwa Einkünfte aus Vermietung über 500.000 Euro gemeint) erlassen werden.

Die Prüfungsanordnung bestimmt die zu prüfenden Jahre, den Beginn der Prüfung und den Namen des Prüfers. Reguläre Außenprüfungen erstrecken sich meist – aber nicht zwingend – über die letzten drei abgegebenen Steuererklärungen. Daneben sind – ebenfalls angekündigte – Prüfungen der Lohnsteuer und der Sozialversicherung üblich. Ohne Ankündigung ist neuerdings eine Umsatzsteuer- oder Lohnsteuernachschau möglich. Dies kann auch Ihr Steuerberater erledigen, da dieser die Unterlagen ohnehin aufbewahrt.

In der Regel benennen Sie zu Beginn der Prüfung bereits die Auskunftspersonen. Der Prüfer wird sich normalerweise daran halten. Erst wenn er die notwendigen Angaben so nicht erlangt, darf er sonstige Personen oder Organisationen befragen – etwa Bankeinkünfte einholen.

Wo die Prüfung stattfinden soll, ist in der Regel verhandelbar. Zwar sind nach dem Gesetz die Geschäfts- oder Privaträume der zu prüfenden Person vorgesehen. Falls dies aber nicht möglich ist, kann auch im Finanzamt oder – eigentlich nicht mehr vorgesehen – beim Steuerberater geprüft werden. Nicht zumutbar ist in der Regel eine Prüfung in den Privaträumen. Auch die Praxisräume kommen meist nicht infrage, da sie der zahnärztlichen Behandlung dienen. Allerdings wird der Prüfer in aller Regel einen Besichtigungstermin in der Praxis mit Ihnen vereinbaren wollen, dies geschieht am besten im Beisein Ihres Steuerberaters.

Generell geht es bei den Prüfungen längst nicht mehr nur um die Richtigkeit von Bewirtungskosten, sondern um Zuzahlungen von gesetzlich und privat Versicherten oder auch um umsatzsteuerpflichtige Leistungen in der Zahnarztpraxis. So bieten Praxen mit Prophylaxeshop, Eigenlabor oder einem CEREC-Gerät genügend Anlässe für die Prüfer. Diese kontrollieren, ob die hierfür notwendige Umsatzsteuer auch geleistet worden ist.

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