Ein Scanner bewirkt Wunder
Um durch die Digitalisierung eine echte Effizienz zu schaffen, können Steuerberater und Praxis prüfen, ob man die vorhandenen analogen Prozesse durch digitale Schnittstellen optimieren kann. Das betrifft den Daten- und Informationsaustausch in Richtung Steuerberater und umgekehrt den Weg von dort zurück in die Praxis.
Wenn man einmal dabei ist, den Belegaustausch auf den Prüfstand zu stellen, kann sich der Praxisinhaber natürlich auch die Frage stellen, ob er gewisse Prozesse nicht auf Mitarbeitende auslagern kann. Die Einbindung des Personals hat Vorteile für die Praxis: Einerseits überträgt man Verantwortung auf die Team-Mitglieder, andererseits verschafft man sich als Inhaber Freiräume, die man für die Patientenbehandlung nutzen kann. Bei jeder Verwaltungstätigkeit solle man sich daher immer die Frage stellen: Bin ich der einzige, der diese Aufgabe übernehmen kann?
Delegieren Sie, was Sie delegieren können!
Wenn man bedenkt, dass der Umsatz eines Praxisinhabers im Durchschnitt bei rund 300 Euro die Stunde liegt, lohnt es sich, sehr genau zu überlegen, wie man seine vorhandene Zeit einsetzt. Um zu verstehen, wo Optimierungspotenzial vorhanden ist, schauen wir uns zunächst den typischen Weg einer Papierrechnung an.
Die in der Praxis eingehende Rechnung eines Lieferanten, etwa bei einer Materialbestellung, verursacht in der Zahnarztpraxis und in der Steuerkanzlei typischerweise folgende Arbeitsschritte:
1. Eingang der Rechnung in der Praxis
2. Rechnung wird geprüft
3. Rechnung wird dem Inhaber übergeben
4. Rechnung wird bezahlt
5. Rechnung wird im Ordner „bezahlte Rechnungen“ abgelegt
6. Kontoauszüge gehen in der Praxis ein
7. Originalrechnung und Kontoauszüge werden zusammen abgelegt
8. Versand an den Steuerberater
9. Eingang der Belege und Verteilung an den Bearbeiter in der Kanzlei
10. Belege werden in der Kanzlei verbucht
11. Erstellung der Buchhaltungsauswertung (BWA)
12. Versand der BWA mit Belegen an die Praxis
13. Eingang und Empfang der Belege und BWA in der Praxis
14. Ablage der Belege und BWA im Archiv der Praxis
Sollten einmal nicht alle Belege vorliegen, dann verbucht das Steuerbüro diese in der Regel auf ein Buchhaltungskonto „zu klärende Posten“. Dieses Konto verursacht zusätzlichen Aufwand auf beiden Seiten. Im Vorfeld sollte man sich daher gut überlegen, wie man die Beschaffung der Belege vereinfachen kann.
Ein Dauerthema sind die Rechnungen von Bestellplattformen. Viele Praxisinhaber nutzen – zum Beispiel bei amazon – ein Konto für den Kauf privater und betrieblicher Dinge. Es bietet sich an, einen eigenen Business-Account für die Praxis anzulegen, zu dem auch die Mitarbeitenden Zugriff haben. Der Vorteil: Rechnungen werden direkt bereitgestellt und es gibt keine Vermischung zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben. Die Arbeitsschritte einer analogen Rechnung lassen sich nahezu halbieren, wobei drei davon auch noch weitgehend automatisch ausgeführt werden können:
Die Reise einer digitalen Eingangsrechnung (zukünftig):
1. Eingang der Rechnung in der Praxis
2. Rechnung wird geprüft
3. Rechnung wird gescannt
4. Rechnung wird unsortiert abgelegt
5. Rechnung wird online bezahlt
6. Rechnung wird online (durch integrierte EDV-Schnittstelle) dem Steuerberater bereitgestellt
7. Verbuchung durch den Steuerberater
8. BWA wird online erstellt und bereitgestellt
Wenn Ihre Lieferanten alle Rechnungen per E-Mail versenden, zum Beispiel an die eingerichtete Adresse rechnung@zahnarztpraxis.de, spart man sich auch das Scannen. Der Scanner kann in Abstimmung mit dem Steuerberater so eingerichtet werden, dass ein Datenpfad hinterlegt wird, der das Dokument direkt an der richtigen Stelle ablegt, damit nicht noch manuell Ordner angelegt werden müssen. Ein „Stand-Alone-Scanner“ im Backoffice mit Einbindung ins Netzwerk reicht aus.
Das Rechnungsverarbeitungsprogramm ist cloudbasiert. Die vorbereitenden Tätigkeiten bis zur Rechnungsfreigabe kann man weitestgehend an die Mitarbeitenden delegieren. Durch eine individuelle Rechtevergabe können sie mit dem Programm arbeiten, ohne etwa den Kontostand einzusehen. Der Praxisinhaber muss sich dann nur noch einmal wöchentlich an den PC setzen und die vorbereiteten Rechnungen gesammelt freigeben.
Nicht das Scannen selbst bringt den Gewinn
Wodurch entsteht jetzt der Mehrwert? Nicht das Scannen der Eingangsrechnung selbst bringt einen Effizienzgewinn. Dieser entsteht durch die nachgelagerten Prozesse wie Bezahlung, Verbuchung und Ablage. Dabei sollte man die Arbeitsschritte innerhalb der Praxis weniger als Vorbereitung der Buchhaltung, sondern vielmehr als Rechnungsmanagement verstehen. Mittels digitaler Texterkennung entsteht aus einem Beleg ein digitaler Datensatz, der die automatische Bezahlung, die optimierte Verbuchung und die Ablage ermöglicht. Die gängigen Programme werden dabei durch eine künstliche Intelligenz unterstützt, die lernfähig ist und die Verarbeitung der Belege im Hintergrund optimiert. Durch die Umwandlung in einen digitalen Datensatz ist auch die Suche nach alten Belegen einfach. Sie suchen zum Beispiel einen Beleg, weil Sie die Garantie für ein Praxisgerät in Anspruch nehmen wollen? Durch die Suchfunktion findet man jeden Beleg, ohne dafür ins Archiv gehen zu müssen.
Wesentlich ist, dass ein Rechnungsbeleg im Idealfall nur noch einmal in die Hand genommen oder im Posteingang aufgegriffen werden muss. Selbst bei anstehenden Betriebsprüfungen entfallen die Vorbereitungsarbeiten weitestgehend, da sämtliche Kontoauszüge und Belege elektronisch gespeichert sind und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden können.
Der Lohn ist mit das sensibelste Thema in einer Praxis. Regelmäßig müssen Unterlagen und Daten die Angestellten betreffend ausgetauscht werden – seien es neue Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Gehaltsanpassungen. Diese Daten müssen zwingend nach den Vorschriften der DSGVO zugriffssicher mit dem Steuerbüro ausgetauscht werden. Das Versenden per unverschlüsselter E-Mail erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Auch für diesen Datenaustausch bietet sich eine cloudbasierte Schnittstelle zwischen Praxis und Steuerbüro an. Alle Lohnunterlagen können digital archiviert werden und der Praxisinhaber hat jederzeit Zugriff auf die Lohnunterlagen. Arbeitsverträge können anhand des Namens oder der Personalnummer gesucht werden.
Es gibt mehrere Programme, die eine digitale Lösung für die Rechnungsmanagement- und Buchhaltungsprozesse bieten. Sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater darüber, welche Lösung er verwendet. Durch weitere Schnittstellen lassen sich die Buchhaltungsdaten auch in cloudbasierte BWAs überspielen. In diesen Cloud-Anwendungen ist zahnarztspezifisches Controlling möglich, also eine aussagefähige Liquiditätsrechnung, Profitcenter-Rechnungen (Abteilungsrechnung für unterschiedliche Praxisbereiche wie Labor, PZR, Verwaltung) und eine Analyse der Personalkosten.
