Echte Hilfe von außen
Im Praxisalltag entscheidet die Qualität der Software maßgeblich über ihre Akzeptanz und die empfundene Entlastung. Systeme sollten logisch aufgebaut, intuitiv bedienbar und vor allem stabil sein. Ein singuläres Praxisverwaltungssystem reicht heute kaum mehr aus: Digitale Röntgensysteme, Laboranbindungen, Finanz- und Buchhaltungssoftware sowie zunehmend auch Personal- und Zeiterfassungssysteme müssen ohne Medienbruch und zuverlässig integriert werden können.
Warum die Praxissoftware kein reines Produkt (mehr) ist
„Das primäre Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern eine hohe Prozessgüte. Systeme, die Fehlerquellen frühzeitig ausschließen und den Benutzer lenken, entlasten das Team wirklich“, bestätigt Christian Brendel, Geschäftsführer bei solvi, einer Software für Arzt- und Zahnarztpraxen. Eine moderne Praxissoftware sei inzwischen kein reines Produkt mehr, sondern ein strategisches „Partnerschaftsthema". Denn die Entscheidung für ein System binde Abläufe, Daten und Kapital oft länger als eine klassische Praxisfinanzierung.
Umso wichtiger sei daher, dass Praxen nicht technikgetrieben, sondern prozessorientiert agieren: „Eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt, welche Funktionen bereits vorhanden, aber ungenutzt sind, wo Medienbrüche entstehen und welches Szenario eine effiziente und stabile Software-Landschaft abbilden muss. Erst auf dieser Basis lässt sich sinnvoll entscheiden, ob ein Modulzukauf, ein Upgrade oder sogar ein Systemwechsel erforderlich ist“, erklärt Brendel.
Für den Auswahlprozess gelte: „Der Bedarf steuert die Lösung, nicht das Marketing der Anbieter!“ Neben den Funktionen müsse auch der Anbieter selbst geprüft werden: Für inhabergeführte Praxen seien Partner ideal, die groß genug für langfristige Entwicklung und Support sind, aber zugleich agil und ansprechbar bleiben. Viele Irritationen entstehen Brendel zufolge durch schlecht getestete Updates, unklare Bedienlogik oder mangelnde Interoperabilität.
Entscheidend sei aber auch die Professionalität der Einführung: „Die größten Kosten und Frustrationen entstehen nicht durch den eigentlichen Kaufpreis der Software, sondern durch Produktivitätsverluste bei mangelhafter Migration und unzureichender Schulung. Ausreichende Trainings, klare Roll-out-Pläne und interne Super-User sind unserer Erfahrung nach unverzichtbar, um spätere Fehler und teure Nacharbeiten zu vermeiden“, stellt der Experte klar.
Sein Fazit
Das Team sollte die Software als lebendiges System verstehen. Support, Updates, regulatorische Anpassungen und künftige Funktionserweiterungen sollten vertraglich und organisatorisch abgesichert sein. „Wer Anforderungen klar definiert, einen zukunftsfähigen Partner auswählt und konsequent in Einführung und Weiterentwicklung investiert, gewinnt nicht nur Zeit und Effizienz, sondern auch die notwendige Stabilität, damit sich das Team auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren kann: die Patientenversorgung“, bringt es Brendel auf den Punkt.
Diese Versicherungen sind sinnvoll
Welche Versicherungen niedergelassene Zahnärztinnen und Zahnärzte brauchen, hat die Zahnärztekammer Berlin (ZÄK Berlin) in einer Checkliste zusammengefasst. Wer bereits versichert ist, sollte überprüfen, ob er/sie tatsächlich noch den besten Preis-Leistungs-Tarif hat. Darüber hinaus kann eine Rechtsberatung sinnvoll sein, etwa bei der Niederlassung, im Arbeitsverhältnis oder bei Haftungsansprüchen. Für selbstständige Zahnärzte sind folgende Versicherungen sinnvoll:
1. Berufshaftpflichtversicherung:
deckt Behandlungsfehler durch den Zahnarzt oder seine Angestellten ab,
besteht im Schadensfall in unbegrenzter Höhe,
begleicht berechtigte Forderungen und unterstützt, unberechtigte Forderungen abzuwehren.
Auf folgende Klauseln sollten Sie bei Abschluss der Versicherung achten:
Berufshaftpflicht als Zahnarzt: Vorwurf der Körperverletzung
Betriebshaftpflicht: Patientensturz auf nassen Fußböden
Mietschadenhaftpflicht: Beschädigung einer Wand
Umwelthaftpflicht: defekter Amalgamabscheider
Entwendung und Abhandenkommen von Patientenhabe
Implantatbehandlung
Bei einer BAG ist es wichtig, dass alle Gesellschafter über einen Versicherer abgesichert sind. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sich die Versicherungen bei unklarer Schadensverursachung die Zuständigkeit gegenseitig zuschieben. Zahnärzte, die neu in eine BAG gehen, sollten beachten, dass sie automatisch für alte Fälle der Gesellschafter der GbR haften. Damit das nicht passiert, ist es wichtig, die Vertragsmodalitäten mit dem Versicherer entsprechen abzustimmen.
2. Die Praxisversicherung („Hausratsversicherung für die Praxis“) mit Betriebsunterbrechungsversicherung:
Versichert sind die Praxisräume mit dem entsprechenden Inventar und der Umsatzausfall
Versicherte Risiken sind: Feuer, Blitzschlag, Explosion inklusive der Unterbrechung, Einbruchdiebstahl, Raub und Vandalismus inklusive der Unterbrechung, Leitungswasser samt Unterbrechung, Sturm und Hagel samt Unterbrechung, Überspannung für Elektrogeräte sowie Glasbruch.
3. Die Praxisausfallsversicherung:
deckt den Arbeitsausfall des Zahnarztes durch Krankheit, Quarantäne oder nach einem Unfall ab,
sollte den Kündigungsverzicht und Unterversicherungsverzicht im Schadensfall einschließen sowie als Betriebsausgabe vom Finanzamt anerkannt sein.
4.Die Elektronikversicherung:
Besonders empfindliche und/oder geleaste Geräte sollten versichert werden.
Bei Abschluss dieser Versicherung muss die Betriebsunterbrechungsversicherung der Praxisinventarversicherung entsprechend angepasst werden, da sonst eine Unterversicherung nach § 4 bei der Betriebsunterbrechungsversicherung entstehen könnte.
Der Versicherungsschutz ist sehr umfangreich, bis auf Verschleiß und Vorsatz sind fast alle Schäden versichert.
5 Die Rechtsschutzversicherung:
Straf-Rechtsschutz für Zahnärzte: Strafverfolgung wegen Körperverletzung
Arbeitgeber-Rechtsschutz: Arbeitsrechtsprozess
Vertrags-Rechtsschutz: Klage wegen unbezahlter Rechnung
Gewerberaum-Mietrechtsschutz: überhöhte Nebenkostenabrechnung
Sozialgerichts-Rechtsschutzpaket: GKV erkennt Rechnung nicht an
Für die Prämie ist die Mitarbeiteranzahl von Bedeutung, wobei Halbtagskräfte auch nur zur Hälfte gezählt werden müssen. Sinkt die Zahl der Mitarbeiter, muss das unverzüglich der Versicherungsgesellschaft mitgeteilt werden.
6. Forderungsausfallversicherung durch Factoring:
Um vor Forderungsausfällen zu schützen, bietet sich das Leistungsangebot „Factoring“ an. Im Factoring verkaufen Sie Ihre Rechnungen an eine Gesellschaft, die Ihnen umgehend einen vereinbarten Kaufpreis (in der Regel ein prozentualer Anteil der Rechnungssumme) überweist und sich um alle weiteren Maßnahmen kümmert. Das beinhaltet aber auch die möglicherweise notwendige gerichtliche Geltendmachung und die Übernahme des Ausfallrisikos. Wenn eine Forderung also unbezahlt bleibt, obwohl sie rechtsgültig ist, trägt die Gesellschaft diesen Ausfall.
Was eine gute Steuerberatung ausmacht
Zahnarztpraxen können steuerliche Unterstützung in Anspruch nehmen, müssen sie aber nicht. Wenn sie es tun: Eine gute Steuerberatung umfasst nicht nur den Jahresabschluss, die Lohnbuchhaltung und die laufende Finanzbuchhaltung, sondern wird dann wertvoll, wenn sie betriebswirtschaftlich denkt, branchenspezifisch handelt und vorausschauend plant.
Wie Zahnarztpraxen von einer guten Steuerberatung profitieren können, erklären die Steuerberater Marcel Nehlsen und Bernhard Fuchs, die sich auf Ärzte und Zahnärzte spezialisiert haben. „Eigenlabor, Prophylaxe, PA, Aligner – all das erfordert eine differenzierte Verbuchung, um belastbare Aussagen über Kosten, Rentabilität und Entwicklungspotenziale zu ermöglichen“, sagt Nehlsen. Eine spezialisierte Kanzlei könne diese Bereiche getrennt auswerten, Benchmarks mit vergleichbaren Praxen ziehen und sogar gezielte Handlungsempfehlungen geben – etwa für Investitionen, Personalentscheidungen oder Praxisumbauten.„Pflichtleistungen wie Buchhaltung und Löhne sind die Grundlage, aber nicht der Maßstab effizienter Beratung“, macht Nehlsen klar. Wirklich lohnend seien diese Leistungen:
betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Prognosecharakter (zum Beispiel zur Umsatzentwicklung)
Benchmarking gegenüber ähnlichen Praxen
Investitions- und Finanzierungsberatung
Planung von Reinvestitionen
Unterstützung bei Praxisgründung, Erweiterung oder Verkauf
Controlling einzelner Profit-Center wie Eigenlabor oder Prophylaxe
Beratung bei Rechtsformwechsel oder Partneraufnahme
Ohne spezifische Branchenkenntnisse bleiben Beratungen meist oberflächlich
Doch genau hier liegen für die beiden Experten auch die Herausforderungen: Denn wer Beratung nur nach Preis auswählt, riskiere, dass Chancen ungenutzt bleiben. „Gute Beratung kostet Zeit und setzt Vertrauen, Transparenz und ein gemeinsames Zielverständnis voraus“, betont Fuchs. Auch auf Beraterseite gelte: „Ohne tiefe Branchenkenntnis bleiben Auswertungen oft oberflächlich und nicht praxisrelevant. Zudem darf nicht vergessen werden, dass Steuerberater keine rechtliche Beratung leisten dürfen – weshalb ein starkes Netzwerk, beispielsweise aus spezialisierten Anwälten oder Praxisberatern, entscheidend ist.“
Wichtig sei auch die digitale Zusammenarbeit. „Die Zeiten von mit Papier gefüllten Schuhkartons sind ja lange vorbei und der Austausch der Belege sollte heutzutage digital erfolgen. Die Buchhaltung ist als Output des Rechnungsmanagements zu betrachten und sollte damit nicht zur unnötigen Last werden. Mit smarten digitalen Lösungen ist die Zusammenarbeit inzwischen ein Kinderspiel. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven“, sagen die Fachleute.
Ihr Fazit
„Gute Steuerberatung für Zahnarztpraxen erkennt nicht nur steuerliche Pflichten, sondern betriebswirtschaftliche Potenziale. Sie denkt in der Sprache der Praxis, liefert fundierte Entscheidungen – und begleitet ihre Mandanten vorausschauend durch alle Phasen der Berufsausübung. Wer sich gut beraten fühlt, kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Zahnmedizin.“
