Ein schlechter Terminkalender bringt Chaos, ein guter Struktur

Denn ohne klare Vorgaben, wie Lücken sinnvoll genutzt werden sollen, welche Leistungen Vorrang haben oder wie man mit kurzfristigen Anforderungen umgeht, entstehen Ungleichgewichte im Leistungsangebot, Belastungsspitzen für das Team und damit spürbare Umsatzverluste. Deshalb gilt: Wer Zeit wirtschaftlich nutzen will, muss sie strategisch planen.

Tatjana Stefanowsky, unsere Spezialistin für Organisationsentwicklung, kennt die Herausforderungen im Praxisalltag aus über 14.000 Beratungen – und sie weiß, wie viel Verbesserungspotenzial selbst in etablierten Praxen steckt. Das zentrale Problem eines Mandanten erkannte sie bereits im Erstgespräch: keine Struktur im Terminkalender. Beratungen wurden spontan eingeschoben, Terminarten waren unklar definiert, das Recall-System funktionierte nur teilweise. Die Folge: Verzögerungen, Leerlauf und wirtschaftliche Einbußen.

Gemeinsam mit dem Team entwickelte sie eine neue Kalenderstruktur: definierte Terminspalten für komplexe Behandlungen, feste Slots für Erstgespräche und für Akuttermine sowie ein optimiertes Recall-System. Die gesamte Planung wurde an die Raum- und die Personalverfügbarkeit angepasst. Das Ergebnis: spürbare Entlastung, bessere Abläufe – und ein messbares Umsatzplus.

Der erste Schritt hin zu einem strukturierten Terminkalender liegt in der Zieldefinition: Welche Leistungen sollen Vorrang haben? Welche Kapazitäten stehen real zur Verfügung? Auf der Basis von Raum- und Personalstruktur lässt sich eine Terminlogik entwickeln, die Leistungen priorisiert, statt sie dem Zufall zu überlassen.

Besonders lukrative oder strategisch wichtige Behandlungen erhalten feste Zeitfenster. Gleichzeitig entsteht mehr Regelmäßigkeit im Tagesablauf: Wer Folgetermine strukturiert einplant, vermeidet nicht nur Terminengpässe, sondern schafft auch verlässliche Abläufe für das Team und die Patienten.

So entstehen planbare(re) Arbeitsabläufe und weniger Leerlaufzeiten. Auch kurzfristige Störungen werden besser beherrschbar. Die Voraussetzung: eine klare Vorstellung davon, welche Leistungen wann, durch wen und in welchem Raum erbracht werden sollen – und welche Leistungen zeitlich miteinander kombinierbar sind.

Vor der Umsetzung einer neuer Struktur steht die Analyse des Ist-Zustands. Welche Terminarten sind im Kalender abgebildet? Wie verteilen sich die Leistungen tatsächlich? Und wie läuft das Einbestellen in der Praxis konkret ab? Erfahrungsgemäß zeigen sich hier oft typische Schwachstellen: Beratungsleistungen oder Folgetermine erhalten zu wenig Raum, während Routinekontrollen oder Akutsprechstunden den Kalender dominieren.

Ein Beispiel: Gerade bei umfangreichen Zahnersatzbehandlungen fehlen häufig standardisierte Terminketten. Statt einer planbaren Abfolge wird jeder neue Schritt individuell terminiert – mit dem Ergebnis, dass Behandlungszeiten lückenhaft im Kalender verteilt und Kapazitäten gebunden werden, die für andere Leistungen fehlen. Wer solche Strukturen analysiert, kann gezielt gegensteuern: durch feste Terminblöcke, abgestimmte Zeitfenster und klar definierte Einbestellprozesse. Oft zeigt sich bei dieser Analyse auch, dass wertvolle Zeitfenster ungenutzt bleiben – sei es durch unklare Kalenderdefinitionen, eine mangelnde Differenzierung nach Leistungsarten oder die fehlende Ausrichtung auf Raum- und Personalverfügbarkeit.

Nach der Analyse folgt die Neustrukturierung: Im Zentrum steht die Einführung klar definierter Zeitfenster für priorisierte Leistungen, dazu eine Mischung aus planbaren und offenen Terminen sowie integrierte Puffer für unvorhergesehene Fälle.

Ein klar strukturiertes Terminbuch ist zudem die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung digitaler Tools – beispielsweise eines Online-Terminkalenders oder eines KI-gestützten Telefonassistenten. Nur wenn die Terminarten und Zeitfenster sinnvoll hinterlegt sind, kann die Anmeldung im Alltag wirklich entlastet werden. Andernfalls führen solche Systeme häufig zu zusätzlichem Koordinationsaufwand – etwa durch Fehlbuchungen oder unpassende Terminvergaben.

Wichtig ist hierbei die Unterscheidung nach Leistungsgruppen: Akut, Routine, Privat, Folge. So lassen sich Anfragen effizient steuern und wirtschaftlich tragfähige Abläufe sichern. Und: Eine durchdachte Kalenderstruktur bietet nicht nur wirtschaftlichen Mehrwert, sondern entlastet auch das Team spürbar. Die Vorhaltung von Kapazitäten für Neupatienten wird ebenfalls erleichtert. Ein wichtiger Faktor, denn sie sind die Grundlage für das langfristige Wachstum einer Praxis.

Struktur braucht System: Ein digitales Recall-System steigert die Planbarkeit, senkt die Ausfallquote und sorgt für eine gleichmäßige Auslastung. Terminarten und Kalenderstruktur müssen im Praxisverwaltungssystem klar definiert und konsequent genutzt werden. Nur wenn die digitalen Werkzeuge auf die neue Logik abgestimmt sind, kann die Planung im Alltag funktionieren. Zusätzlich kann ein Forecast-System bei der Wochen- und Monatsplanung helfen, frühzeitig auf Schwankungen zu reagieren und die Auslastung gezielt zu steuern.

Damit die neue Struktur funktioniert, ist das gesamte Team einzubinden. Schulungen, Checklisten und ein gemeinsames Verständnis der neuen Abläufe sind hier ebenso entscheidend wie die konsequente Anwendung im Alltag.

Ein Terminkalender ist mehr als ein Verwaltungswerkzeug – er ist ein zentrales Steuerungselement jeder Praxis. Wer ihn konsequent analysiert, strukturiert und auf die wirtschaftlichen Ziele ausrichtet, gewinnt nicht nur Klarheit, sondern auch Spielraum. Für das Team bedeutet das: weniger Stress, mehr Planbarkeit. Für die Praxisleitung: mehr Kontrolle, mehr Leistung, mehr Wirtschaftlichkeit.