Loslassen, damit die Story – neu – weitergeht

Eigentlich verlief alles nach Plan: Nach einer Übergangsphase wollte der Vater dem Nachwuchs das Feld überlassen. Wie verabredet stieg vor gut sechs Jahren Dr. Kalvin Nowak als Angestellter in die Praxis ein; seit Anfang 2024 ist auch sein jüngerer Bruder dabei. Die Praxisform überführten sie in eine Berufsausübungsgemeinschaft (BAG). Ihre Vision: eine Doppelspitze mit modernem Führungsstil und ein Umbau der Praxis bis in den letzten Winkel.

Was dieser Schritt bedeutet, zeigt ein Blick zurück: 1990 gründete Dr. Marcus Nowak die „Zahnarztpraxis Nowak“ in einem Ärztehaus, einen Katzensprung vom Theodor-Heuss-Platz im Berliner Westen entfernt. Er startete mit drei Behandlungsstühlen und einem kleinen integrierten Labor. Kurze Zeit später stellte er seinen Stiefvater ein. Der Professor für orale Mundkrankheit und Radiologie an der Freien Universität Berlin war damals ein wichtiger Impulsgeber für die Entwicklung der Praxis mit den Behandlungsschwerpunkten Implantologie und Zahnersatz.

Im Verlauf der Jahrzehnte wuchs die Praxis auf stolze 1.100 Quadratmeter und knapp 48.000 Patienten. Ebenso rasant expandierte das Labor, in dem heute 13 Zahntechniker samt hauseigenem Programmierer arbeiten – aufgeteilt in Sektionen für Keramik-, Kunststoff- und Metallarbeiten. Die Praxis kommt mittlerweile auf 13 Behandlungseinheiten, ein Druck- und Fräszentrum auf modernstem Stand und hat sogar einen Narkose- und Aufwachraum.

Aktuell beschäftigen die beiden Brüder 24 Mitarbeitende, darunter auch einen Anästhesisten. Das Team spricht Arabisch, Russisch, Polnisch, Albanisch und Englisch. Diese Multilingualität hat sich herumgesprochen: Ausländische Patienten reisen für umfangreiche Restaurationen teilweise sogar extra an.

Vor gut einem Jahr beschloss Marcus Nowak, sich aus dem aktiven Geschäft zurückzuziehen. „Loszulassen bedeutet auch, ein Stück von sich selbst abzugeben“, schildert er seine Gemütslage. Das sei ihm nicht leichtgefallen – die Praxis war schließlich ein Teil seiner Identität. Den Söhnen zufolge war es aber für alle genau der richtige Moment, allein schon weil die Praxis technisch in die Neuzeit gebracht werden musste. Ihr Vater habe das eingesehen – in dem Wissen, dass sich in dem Zusammenhang auch die Behandlungskonzepte rapide verändert haben.

„Am schwersten war es, nicht mehr derjenige zu sein, der entscheidet“, sagt er rückblickend. „Nicht mehr der Erste zu sein, der gefragt wird. Zu sehen, dass meine Kinder Dinge anders machen – manchmal besser, manchmal einfach anders, und dann still zu bleiben.“ Schließlich wusste er ja, dass die Praxis in gute Hände kommt: „Sie sind Zahnärzte, sie kennen den Beruf, die Verantwortung und die langen Tage. Ich musste keine Angst haben, dass mein Lebenswerk leichtfertig aufs Spiel gesetzt wird." Wichtig war ihm, seinen Söhnen diesen Leitsatz mitzugeben: „Vergesst bei allem wirtschaftlichen Druck nie, dass hinter jedem Termin ein Mensch steht.“

„Ich habe Ihnen geraten, sich nicht zu stark daran zu orientieren, wie ich es gemacht habe. Die Praxis soll sich weiterentwickeln und nicht ein Denkmal meiner Zeit bleiben."

Dr. Marcus Nowak

Im Hintergrund bleibt der Senior für die beiden Brüder als Berater erreichbar. „Das ist für uns sehr wertvoll, weil wir von seiner Expertise profitieren. Und wir dürfen auch aus seinen Fehlern lernen. Dieser Schatz an Erfahrungen ist eigentlich das Größte“, erzählt Kalvin Nowak. Sein Vater hat zudem über die Jahre eine Art Leitfaden entwickelt, an dem sie sich orientieren konnten. Nach und nach versuchten die Brüder dann, ihre eigene Story zu entwickeln. Auch das unternehmerische Know-how mussten sie sich aneignen. Aber auch hier war der Vater eine Hilfe: So zeigte er ihnen, wie sie selbst Heilkostenpläne anfertigen und damit unabhängiger von externen Stellen sind.

Vereinbart wurde, dass sich der Vater über die beratende Funktion hinaus nicht mehr in die Praxisgeschäfte einmischt: „Sonst riskieren wir den Familienfrieden und das will keiner von uns“, erklärt erklärt Ole Nowak. Denn selbstverständlich gibt es Meinungsverschiedenheiten: „Veränderungen versuchen wir möglichst elegant zu verpacken, um dem Vater genügend Zeit zu geben, sich damit auseinanderzusetzen. Bloß nicht überrumpeln!“ Beide plädieren dafür, alles offen zu kommunizieren und tunlichst jede Frage zu klären. Gerade bei den Finanzen müsse man Tacheles reden: Welche Perspektiven gibt es für die Praxis, wie ist sie aufgestellt?

„70 Prozent der Woche sollten wir gut gelaunt sein, sonst müssen wir etwas verändern!“

Kalvin und Ole Nowak

Wie viele Abgeber hinterließ auch Nowak zahlreiche ältere Patienten, die froh sind, bei „ihrer“ Praxis bleiben zu können (auch weil der Senior nicht ganz verschwunden ist). Dennoch mussten die Brüder den Betrieb ein Stück weit umkrempeln.

So nutzten sie die schrittweise Übernahme, um die Technik sukzessive auf den neuesten Stand zu bringen, und investierten in neue Geräte und eine neue IT-Hardware. Dabei setzen sie verstärkt auf Konnektivität, ein Ansatz, der Systeme miteinander vernetzt und dabei hilft, Prozesse zu automatisieren, also im Ergebnis die Behandlungen, den Materialverbrauch und die Wartungen optimieren kann.

Eine der größten Umwälzungen fand in der Personalbesetzung statt. Denn nicht alle Mitarbeitenden sind voll mitgegangen bei dem Generationen-Switch, sagt Kalvin Nowak. Einige haben die Praxis verlassen, anderen wurden gekündigt.

„Ich habe bald gemerkt, mit wem ich mir vorstellen kann, weiter zusammenzuarbeiten, und mit wem weniger. An der einen oder anderen Stelle habe ich daraufhin die bestehenden Strukturen hinterfragt: Es gab Mitarbeitende, die schon lange und allein für Aufgabenbereiche eingeteilt waren und die über die Zeit, als mein Vater noch alleiniger Chef der großen Praxis war, ein wenig unter dem Radar arbeiteten. Jetzt, zusammen mit meinem Bruder als Doppel, können wir genauer hinschauen: Was macht ihr an eurem Arbeitsplatz und wie effizient ist das? Und auch: Habt ihr Probleme und möchtet mit uns vielleicht darüber sprechen?“, sagt er.

Im Ergebnis wurde beispielsweise eine Techniker-Stelle gestrichen und das eingesparte Gehalt auf vier weitere Mitarbeitende verteilt, die diese Aufgabe nun übernehmen und durch die Gehaltserhöhung wieder motivierter sind.

Inzwischen hat sich die Personallage stabilisiert. Es sind genügend Leute da, die sich gegenseitig unterstützen und entlasten können. Das Duo setzt auf Fortbildungen und Team-Events, so dass sich alle versorgt und wahrgenommen fühlen. „Wir haben festgestellt: Je mehr Zeit wir ins Team investieren, desto besser läuft der Tag“, berichten die Brüder. Gerade spielen sie mit dem Gedanken, selbst auszubilden.

Die Zeiten haben sich geändert: „Wir müssen heute viel mehr mit den Patientinnen und Patienten, aber auch mit unserem Personal diskutieren als unser Vater früher“, bilanzieren Kalvin und Ole Nowak. „Die Arbeit, der Aufwand, die Entscheidungen und die Fürsorge für die Mitarbeitenden verteilen sich jetzt aber ja auf zwei Paar Schultern. Das hilft uns beim Hineinwachsen in sein großes Erbe.“ Ihr Agreement als Geschäftspartner: „70 Prozent der Woche sollten wir gut gelaunt sein, sonst müssen wir etwas verändern!“