Die Praxissoftware ist auch eine Art Frühwarnsystem

Zahnärzte leben betriebswirtschaftlich stets in der Vergangenheit – zumindest aus Sicht der BWA. Selbst wenn im Januar 2026 bereits die BWA für Dezember 2025 vorliegt, bildet diese Auswertung nicht den wirtschaftlichen Jetzt-Zustand der Praxis ab. Sie zeigt lediglich, welche Einnahmen und Ausgaben bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich geflossen sind. Die tatsächlich erbrachten, aber noch nicht bezahlten Honorare bleiben unberücksichtigt. Genau an dieser Stelle kommt der Praxissoftware eine zentrale Rolle zu: Sie kann als echtes Frühwarnsystem dienen.

Als Freiberufler ist es dem Zahnarzt gestattet, seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu ermitteln. Dabei werden die im jeweiligen Jahr tatsächlich zugeflossenen Einnahmen und die tatsächlich gezahlten Ausgaben berücksichtigt – unabhängig davon, wann die Leistungen erbracht oder die Kosten verursacht wurden. Diese Methode führt zum steuerlichen Gewinn und ist rechtlich zulässig sowie steuerlich anerkannt.

Im Unterschied zur Bilanz erfolgt jedoch keine periodengerechte Abgrenzung. Einnahmen und Ausgaben werden nicht dem Jahr zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind, sondern dem Zeitpunkt des Geldflusses. Gerade in Zahnarztpraxen führt dieses Prinzip zwangsläufig zu Verzerrungen – insbesondere auf der Einnahmenseite.

Ein wesentlicher Grund für diese Verzerrung liegt in der verzögerten Auszahlung der Kassenleistungen.

In Nordrhein und vielen anderen KZV-Bezirken werden Leistungen aus den Bereichen ZE, KB und PAR zwar relativ zeitnah ausgezahlt, bei konservierenden und chirurgischen Leistungen erfolgt jedoch nur eine monatliche Abschlagszahlung. Die endgültige Abrechnung und Auszahlung der Restbeträge finden erst mit Verzögerung von einem Quartal statt. Das heißt, zum Jahresende wartet jede Zahnarztpraxis auf einen erheblichen Teil der bereits erbrachten, aber noch nicht vereinnahmten Kassenhonorare – häufig in der Größenordnung eines kompletten Quartalsumsatzes.

Auch private Leistungen unterliegen zeitlichen Verschiebungen. Selbst bei einem effizienten Rechnungs- und Forderungsmanagement vergehen zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang in der Regel mehrere Wochen. Factoring-Unternehmen können diese Zeitspanne deutlich verkürzen, verursachen jedoch zusätzliche Kosten. Realistisch betrachtet liegt der durchschnittliche Zahlungszeitraum bei privaten Leistungen häufig bei rund drei Wochen.

Je nach Verhältnis von Kassen- und Privatleistungen fällt die zeitliche Verschiebung der Zahlungseingänge entsprechend stärker oder schwächer aus.

In einer langjährig konstant laufenden Praxis gleichen sich diese Effekte über die Zeit weitgehend aus. Die Honorare, auf die man am Jahresende wartet, sind zu Beginn des Jahres für das Vorjahr eingegangen. Der Zahlungsstrom bleibt stabil. Problematisch wird diese Systematik jedoch immer dann, wenn sich die Leistungszahlen verändern.

Ein Beispiel: Kommt es im vierten Quartal 2025 infolge von Personalwechseln, krankheitsbedingten Ausfällen oder einem Rückgang der Patientenzahlen zu Umsatzeinbußen, so bleiben diese Verluste in der BWA zunächst unsichtbar. Denn die im Januar 2026 erstellte BWA für Dezember 2025 spiegelt im Wesentlichen die Zahlungseingänge aus dem dritten Quartal 2025 wider. Der wirtschaftliche Eindruck ist trügerisch positiv. Erst mit der BWA für April 2026 (erstellt im Mai 2026) wird der Umsatzeinbruch aus dem vierten Quartal 2025 sichtbar. Der Unternehmer reagiert damit fast ein halbes Jahr zu spät.

Ein gegenteiliges Bild zeigt sich häufig bei Existenzgründerinnen und -gründern. Die BWAs der ersten Monate weisen hohe Verluste aus, da die Investitionen und die laufenden Kosten bereits anfallen, während die Zahlungseingänge zeitverzögert erfolgen. Tatsächlich erwirtschaftet die Praxis am Behandlungsstuhl oft bereits nach wenigen Monaten ausreichend Honorare, um die laufenden Kosten zu decken – sichtbar wird dies jedoch erst viel später.

Genau hier entfaltet die Praxissoftware ihren entscheidenden Vorteil. Sämtliche erbrachten Leistungen – unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt wurden, werden täglich erfasst. Sie bilden die Grundlage der Abrechnung und spiegeln die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Praxis wider. Wer die monatlich erbrachten Hono­rare aus der Praxissoftware den laufenden Kosten gegenüberstellt, erhält ein aktuelles, realitätsnahes wirtschaftliches Ergebnis. Dieses Ergebnis unterscheidet sich zwar vom steuerlichen Gewinn, nähert sich bei stabilen Praxen jedoch im Jahresverlauf an.

Besonders wertvoll ist die hohe Aktualität dieser Daten. Werden die monatlichen Leistungszahlen gemeinsam mit der Buchhaltung an den Steuerberater übermittelt, lassen sich daraus belastbare betriebswirtschaftliche Auswertungen ableiten:

• Sinkende Honorare in der Praxissoftware sind ein klares Frühwarnsignal für rückläufige Zahlungseingänge in den kommenden Monaten.

• Investitions- und Finanzierungsentscheidungen können auf Basis der zukünftigen Liquiditätsentwicklung getroffen werden.

• Die wirtschaftliche Situation der Praxis lässt sich zeitnah und realistisch einschätzen.

Bei aller Aussagekraft ist jedoch Vorsicht geboten. Die Honorare aus der Praxissoftware stellen reine zahnärztliche Leistungen dar, ohne Material- und Laborumsätze. In der klassischen BWA hingegen wird zunächst der Gesamtumsatz inklusive durchlaufender Posten ausgewiesen. Für einen sinnvollen Vergleich müssen diese durchlaufenden Posten, insbesondere Fremdlabor- und Materialkosten, aus der BWA herausgerechnet werden. Erst dann lässt sich das vereinnahmte zahnärztliche Honorar mit den Leistungsdaten der Praxissoftware vergleichen.

Viele Steuerberater arbeiten inzwischen mit speziellen Branchenpaketen für Zahnärzte. In diesen Auswertungen wird das Praxisergebnis, also der Umsatz abzüglich durchlaufender Posten, bereits separat ausgewiesen, was die Vergleichbarkeit erheblich erleichtert.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Zeitpunkt des Vergleichs. Die BWAs der Monate Januar, April, Juli und Oktober weisen regelmäßig überhöhte kumulierte Umsätze aus, da hier Quartalszahlungen der KZV enthalten sind, die das Ergebnis kurzfristig „aufhübschen“. Ein belastbarer Vergleich zwischen BWA und Praxissoftware sollte daher idealerweise quartalsweise, auf Basis der Monate März, Juni, September und Dezember erfolgen.