Zeitnah handeln – mit Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse
Ausgehend von der erstellten Jahresplanung muss für einen unterjährigen Soll-Ist- Vergleich zunächst der Plan periodisiert werden. Wurde die Planung mit einer Tabellenkalkulation erstellt, ist dies ohne größeren Aufwand möglich. Im hier gezeigten Beispiel erfolgt die Auswertung per Ende Juni des laufenden Jahres und die Planwerte entsprechen hier 50 Prozent des Jahreswertes. Basis für die Ist-Werte, die dem Plan gegenübergestellt werden, sind die Leistungsstatistiken und die BWA des Steuerberaters, ebenfalls jeweils per Ende des Auswertungszeitraumes.
Der Soll-Ist-Vergleich dieser Beispielpraxis zeigt auf, dass mit Einnahmen, welche deutlich über dem Planwert liegen, ein Ergebnis erwirtschaftet wurde, das ebenso deutlich unter Plan liegt. Die erkennbare Ursache hierfür liegt im abweichenden Leistungsspektrum der Praxis, den dadurch höheren Fremdlaborausgaben und in den Ausgaben für Personal. Unklar ist aber noch, in welchen Praxisbereichen die Ursachen hierfür zu finden sind. Aufschluss darüber gibt die Auswertung der einzelnen Bereiche, die den beiden Behandlern, der Prophylaxe, dem Labor und den von der gesamten Praxis insgesamt zu tragenden Ausgaben zugeordnet werden (Tabelle 2).
Plus und Minus
Beide Behandler haben deutlich höhere Leistungswerte als den Planansatz erreicht, konnten aber nur in der gemeinsamen Endabrechnung den vorgesehenen Deckungsbeitrag für die Praxis erwirtschaften. Hierbei gleicht das Plus im Verantwortungsbereich des Behandlers I das Minus im Bereich des Behandlers II aus. Beide können aus der Abrechnung im Detail entnehmen, welche Einzelbereiche der von ihnen erbrachten Leistungen von den Planwerten abweichen und welche Ausgabenansätze in ihrem Verantwortungsbereich überschritten wurden (Tabelle 3).
Der Prophylaxebereich ist deutlich hinter den Erwartungen zurückgeblieben und hat das Gesamtergebnis der Praxis entsprechend negativ beeinflusst. Das kleine Eigenlabor liegt nahezu im Plan, weist aber ebenfalls Abweichungen in den einzelnen Positionen auf (Tabelle 4).
Zielorientiert
Die von allen Praxisbereichen gemeinsam zu tragenden Ausgaben weichen nur geringfügig von den Planwerten ab, haben aber die Praxis höher als vorgesehen belastet.
Am Anfang der Analyse war zwar ersichtlich, dass die Beispielpraxis trotz höherer Einnahmen ein schlechteres Ergebnis erzielt hat – die Ursachen hierfür blieben aber im Dunkeln. Der weitere Fortgang des Beispiels zeigt nun, dass durchaus eine genaue Aussage darüber getroffenen werden kann, wo die Gründe für diese Negativentwicklung liegen, welche Bereiche sich planmäßig entwickelt haben und welche nicht. Genau hieraus lassen sich nun wichtige Ansatzpunkte für betriebswirtschaftlich sinnvolle, zielorientierte Entscheidungen erkennen.
Das Unbehagen vieler Zahnärzte vor dem Zahlenwerk der eigenen Praxis ist in den meisten Fällen unbegründet. Vermutlich verhält es sich mit dieser ablehnenden Haltung dem Controlling gegenüber ebenso wie mit allem was neu, konfus und unverständlich erscheint. Hinzu kommt bei der Betriebswirtschaft allerdings der Umstand, dass es äußerst gefährlich sein kann, sich diesem Thema langfristig zu verschließen. Wenn der Zahnarzt aber erst einmal einen Fuß in der Tür hat, wird es sich als weitaus verständlicher erweisen, als er im Vorfeld gedacht haben mag. Das Ziel eines jeden Praxischefs sollte es sein, sich die Zahlen und ihre Bedeutung zunutze zu machen – denn dafür sind sie da.
Dipl.-Betriebswirt (FH) Detlev WesterfeldWörrstädter Straße 255278 Undenheim
\n
Soll-Ist-Vergleich
\n
Januar bis Juni 2003
Praxis, gesamt
\n
Plan
Ist
Abweichung
\n
Einnahmen
\n
Privatpatienten
195 000
178 000
–17 000
\n
Zuzahlungen
125 000
117 000
–8 000
\n
KZV
250 000
295 000
45 000
\n
Eigenlabor
10 000
12 000
2 000
\n
Fremdlabor
120 000
155 000
35 000
\n
700 000
757 000
57 000
\n
Leistungsarten
\n
Kons. / Chir.
140 000
171 000
31 000
\n
Prophylaxe
50 000
40 000
–10 000
\n
Parodontose
50 000
50 000
\n
ZE
100 000
120 000
20 000
\n
KFO
50 000
55 000
5 000
\n
Gnathologie
100 000
70 000
–30 000
\n
Implantate
15 000
14 000
–1 000
\n
Laser
20 000
18 000
–2 000
\n
Sonstige
32 500
28 000
–4 500
\n
FLAB
120 000
165 000
45 000
\n
ELAB
7 500
10 000
2 500
\n
Material
15 000
16 000
1 000
\n
700 000
757 000
57 000
\n
Ausgaben
\n
Personal
225 000
250 000
25 000
\n
Fremdlabor
120 000
165 000
45 000
\n
Material
15 000
16 000
1 000
\n
Raum
35 000
35 000
\n
Finanzierung
30 000
30 000
\n
Abschreibung
25 000
25 000
\n
Buchhaltung
2 500
3 000
500
\n
Instandhaltung
7 500
6 000
–1 500
\n
Mieten B+G
6 000
6 000
\n
Versicherungen
1 500
1 500
\n
Verwaltung
17 500
22 000
4 500
\n
Sonstige
5 000
6 500
1 500
\n
490 000
566 000
76 000
\n
Praxisergebnis
210 000
191 000
–19 000
\n
\n
Soll-Ist-Vergleich
\n
Januar bis Juni 2003
\n
Behandler I
Behandler II
\n
Plan
Ist
Abweichung
Plan
Ist
Abweichung
\n
Einnahmen
\n
Privatpatienten
150 000
130 000
–20 000
20 000
30 000
10 000
\n
Zuzahlungen
70 000
80 000
10 000
30 000
15 000
–15 000
\n
KZV
100 000
135 000
35 000
150 000
160 000
10 000
\n
Eigenlabor
\n
Fremdlabor
70 000
90 000
20 000
50 000
65 000
15 000
\n
390 000
435 000
45 000
250 000
270 000
20 000
\n
Leistungsarten
\n
Kons. / Chir.
90 000
125 000
35 000
50 000
46 000
–4 000
\n
Prophylaxe
\n
Parodontose
35 000
30 000
–5 000
15 000
20 000
5 000
\n
ZE
60 000
80 000
20 000
40 000
40 000
\n
KFO
50 000
55 000
5 000
\n
Gnathologie
90 000
65 000
–25 000
10 000
5 000
–5 000
\n
Implantate
10 000
7 000
–3 000
5 000
7 000
2 000
\n
Laser
15 000
10 000
–5 000
5 000
8 000
3 000
\n
Sonstige
12 500
10 000
–2 500
20 000
18 000
–2 000
\n
FLAB
70 000
100 000
30 000
50 000
65 000
15 000
\n
ELAB
\n
Material
5 000
8 000
3 000
5 000
6 000
1 000
\n
387 500
435 000
47 500
250 000
270 000
20 000
\n
Ausgaben
\n
Personal
50 000
55 000
5 000
100 000
115 000
15 000
\n
Fremdlabor
70 000
100 000
30 000
50 000
65 000
15 000
\n
Material
5 000
8 000
3 000
5 000
6 000
1 000
\n
Raum
15 000
15 000
7 500
7 500
\n
Finanzierung
\n
Abschreibung
5 000
5 000
5 000
5 000
\n
Buchhaltung
\n
Instandhaltung
2 500
2 000
–500
2 500
–2 500
\n
Mieten B+G
4 500
4 500
1 500
1 500
\n
Versicherungen
\n
Verwaltung
\n
Sonstige
1 000
1 000
500
500
\n
152 000
190 500
38 500
171 500
200 500
29 000
\n
Über-/Unterdeckung
235 500
244 500
9 000
78 500
69 500
–9 000
\n
\n
\n
Soll-Ist-Vergleich
\n
Januar bis Juni 2003
\n
Behandler I
Behandler II
\n
Plan
Ist
Abweichung
Plan
Ist
Abweichung
\n
Einnahmen
\n
Privatpatienten
25 000
18 000
–7 000
\n
Zuzahlungen
25 000
22 000
–3 000
\n
KZV
\n
Eigenlabor
10 000
12 000
2 000
\n
Fremdlabor
\n
50 000
40 000
–10 000
10 000
12 000
2 000
\n
Leistungsarten
\n
Prophylaxe
50 000
40 000
–10 000
\n
Laser
\n
Sonstige
\n
FLAB
\n
ELAB
7 500
10 000
2 500
\n
Material
2 500
2 500
2 000
–500
\n
52 500
40 000
–10 000
10 000
12 000
2 000
\n
Ausgaben
\n
Personal
25 000
24 000
–1 000
5 000
8 000
3 000
\n
Fremdlabor
\n
Material
2 500
–2 500
2 500
2 000
–500
\n
Raum
4 500
4 500
500
500
\n
Finanzierung
\n
Abschreibung
5 000
5 000
\n
Buchhaltung
\n
Instandhaltung
1 000
1 000
\n
Mieten B+G
\n
Versicherungen
\n
Verwaltung
\n
Sonstige
500
500
\n
37 000
34 500
–2 500
8 000
11 000
3 000
\n
Über-/Unterdeckung
15 500
5 500
–10 000
2 000
1 000
–1 000
\n
\n
\n
Allgemein
\n
Plan
Ist
Abweichung
\n
Ausgaben
\n
Personal
45 000
48 000
3 000
\n
Fremdlabor
\n
Material
\n
Raum
7 500
7 500
\n
Finanzierung
30 000
30 000
\n
Abschreibung
10 000
10 000
\n
Buchhaltung
2 500
3 000
500
\n
Instandhaltung
2 500
3 000
500
\n
Mieten B+G
\n
Versicherungen
1 500
1 500
\n
Verwaltung
17 500
22 000
4 500
\n
Sonstige
5 000
4 500
–500
\n
121 500
129 500
8 000
\n
Über-/Unterdeckung
–121 500
–129 500
\n
