„Wir hören immer noch, dass Auszubildende in erster Linie sauber machen müssen“
Frau Schäfer, Sie betreuen seit vielen Jahren sowohl Ausbildungspraxen als auch die Auszubildenden zur Zahnmedizinischen Fachangestellten. Was sind die wichtigsten Aspekte für einen gelungenen Start in der Praxis?
Leane Schäfer: Vorweg möchte ich betonen, wie wichtig es unserer Erfahrung nach ist, die viermonatige Probezeit der Ausbildung wirklich ehrlich zu nutzen. Beide Seiten sollten prüfen, ob sie gut zusammenarbeiten können. Ob die Chemie stimmt, merkt man ja ziemlich schnell. Gerade in diesem Beruf, in dem man tagtäglich so eng miteinander arbeitet – oft nur einen halben Meter voneinander entfernt am Patienten – ist das besonders wichtig. Wir raten daher: Prüfen Sie, wie Sie miteinander auskommen, sonst sind die Lehrjahre für alle anstrengend und am Ende verschenkte Zeit.
Nach der Ankunft des Azubis ist es dann ganz wichtig, von Anfang an einen festen Ansprechpartner beziehungsweise einen Betreuer zu benennen. Diese Person ist wie ein Fixpunkt auf dem neuen, unbekannten Terrain und begleitet den Azubi während der verschiedenen Phasen der Ausbildung. Sie hat ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte des Azubis und gibt ihm in regelmäßigen Abständen Feedback.
Was ist nach dem ersten „Hallo” und „Willkommen” zu beachten?
Für den Nachwuchs sind in den folgenden Wochen klare Strukturen und Anleitungen für Aufgaben sehr hilfreich. Mein Tipp: Halten Sie alle Absprachen schriftlich fest, um sich im Bedarfsfall darauf berufen zu können. Das gilt für Arbeitsschritte und Anweisungen sowie für den Umgang mit Krankheitsfällen, um Missverständnisse auszuschließen.
Und insgesamt heißt es: Bleiben Sie dran! Holen Sie den Azubi thematisch ab und zeigen Sie Interesse an ihm. Je klarer Abläufe, Ansprechpartner und Zeit- und Raumvorgaben für die Berufsschulangelegenheiten definiert sind, desto besser kann sich der junge Mensch in die neue Umgebung und die Praxisabläufe einfinden.
Ermutigen Sie den Nachwuchs, immer und zu allem Fragen zu stellen. Ein zugewandtes Umfeld kann zudem Schüchternheit entgegenwirken. Wenn der Azubi Vertrauen fasst, dann traut er sich auch, mehr zu zeigen oder noch einmal nachzufragen, wenn etwas unklar ist. Zeigen Sie Verständnis und echtes Interesse. Das sind starke Bindungsfaktoren. Der Azubi muss sich gewollt fühlen. Jeder ist anders, und am besten fördert man Talente früh und überfordert den Azubi nicht mit anderen Aufgaben.
Checklisten für beide Seiten und echtes Interesse
Wir sind eine kleinere Praxis mit nur drei Zahnärztinnen, sechs angestellten ZFAs, davon zwei ZMPs und eine ZMV, sowie zwei Auszubildenden. Harmonie im Team ist uns bei der engen Zusammenarbeit deshalb sehr wichtig. Wir stellen dem Team bereits jede Bewerberin vor und laden nach Möglichkeit zum Schnupperarbeiten ein, um herauszufinden, ob die Chemie stimmt. Bei uns ist also die Einstellung des Nachwuchses Teamsache, nicht nur Chefsache.
Am ersten Arbeitstag bekommt die Auszubildende einen „Buddy“ zur Seite gestellt, der sie als persönlicher Ansprechpartner in den nächsten drei bis vier Wochen eng betreut und geduldig alle Aufgaben und Abläufe erklärt. Wir händigen zudem einen Ordner aus, der alle relevanten Informationen enthält: dem Umgang mit der Alarmanlage, wo was zu finden ist, wer für welchen Bereich der Ansprechpartner ist und so weiter. Jeder neue Mitarbeiter erhält diesen Ordner, bevor der Arbeitsalltag richtig losgeht. So kann er sich im Selbststudium informieren und die Arbeitsabläufe bereits ein Stück weit kennenlernen. Ergänzend überreichen wir noch ein mit dem Namen der Auszubildenden geprägtes Notizbuch für die eigenen Aufzeichnungen.
Auch wir überprüfen unseren Einsatz: Nach Ende den ersten Wochen haben wir Checklisten mit allem, was die Auszubildende können und gesehen haben sollte. In diese Listen wird vermerkt, wer ihr welche Dinge gezeigt hat und, ob diese schon gut verinnerlicht wurden oder, ob noch Nachholbedarf besteht. Sollte dort noch ein Defizit erkennbar sein, erklären oder zeigen wir nochmals geduldig die Sache. Bald führen wir auch schon das erste Zwischengespräch, in dem wir uns erkundigen, wie es in der Schule läuft und ob es Wünsche oder Probleme gibt. Manchmal laden wir auch die Eltern dazu ein, geben ihnen einen Zwischenstand und zeigen uns offen für den gemeinsamen Austausch. Wir besprechen einmal wöchentlich im Team-Meeting was gut und was nicht so gut läuft. Die Protokolle zum Meeting stehen für jeden Mitarbeiter in einem Ordner zum Nachlesen zur Verfügung.
Um das Verantwortungsbewusstsein zu stärken, bekommt jeder Azubi von uns tägliche oder wöchentliche kleine Aufgaben. Meistens sind es Aufgaben, bei deren Scheitern nicht der gesamte Praxisablauf zusammenbricht. Beispiele sind das Heraussuchen von Modellen aus dem Keller oder das Durchführen einer Inventur für bestimmte Produkte. Während der Behandlung werden Fragerunden zu den jeweiligen Themen integriert, um herauszufinden, wo noch Wissenslücken bestehen.
Unsere Azubis bekommen zwei Stunden pro Woche frei zur Verfügung, um Unterrichtsstoff zu reflektieren, nachzuholen oder zu vertiefen. Wir stellen ihnen außerdem alle Lernmaterialien. Da wir nicht das gesamte Spektrum der Zahnmedizin abdecken, werden unsere Azubis für Praktika in der Oralchirurgie, im Zahntechniklabor oder in der Kieferorthopädie freigestellt, wenn sie das möchten. Dienste werden innerhalb des Teams verschoben, damit eine Freistellung vor Prüfungen möglich ist. Das sind immer eine herausfordernde Zeit, die wir nur gemeinsam bewerkstelligen können. Jeder hat seinen Anteil daran, sei es das jahrelange Beibringen von Dingen, das Einspringen an Prüfungstagen oder das Aushalten des Nervenbündels vor der Prüfung. Ist diese bestanden, überreiche ich als Chefin Geschenke, Blumen und organisiere ein Essen, um mich beim Team für die Zusammenarbeit zu bedanken und den Erfolg des Azubis zu würdigen.
Wir legen großen Wert darauf, dass es keinen Streit oder Stress gibt. Bekommen wir als Ärzte mit, dass es eine Konfliktsituation gab, versuchen wir diese sofort zu klären – mit ehrlichen Worten und einem Arzt als Vermittler. Meistens kann der Konflikt schnell unter dem Team selbst geklärt werden. Vor einigen Jahren haben wir jedoch das gesamte, jahrelang beschäftigte Team ausgewechselt, weil ältere Mitarbeitende die neuen nicht integrieren oder ihnen nichts beibringen wollten. Dieses Verhalten war für uns inakzeptabel und führte dazu, dass wir Angestellte nach fast 20 Jahren gehen lassen mussten. Alle müssen sich weiterentwickeln wollen, ein „Das haben wir immer schon so gemacht“ gibt es nicht. Das ist schlicht nicht mehr zeitgemäß.
Red-Flags bei den Auszubildenden wären für uns Schule schwänzen, Lügen und Intrigen schmieden oder auch unehrliches Auftreten Kollegen gegenüber. Bisher ist davon zum Glück noch nichts eingetroffen, worauf wir auch wirklich stolz sind. Wir haben gelernt, dass es am Wichtigsten ist, geduldig, höflich und respektvoll zu sein, da sich jeder Mensch in seinem eigenen Tempo neue Strukturen erarbeitet.
Dr. Antje Lindhammer, Praxisinhaberin, Berlin
Wie gelingt es, die Motivation zu halten?
Der Azubi sollte in der Praxis rotieren und so nach und nach alle Bereiche kennenlernen. Wir hören immer noch davon, dass Auszubildende in erster Linie sauber machen müssen oder tatsächlich mit dem Hund des Praxisbesitzers Gassi gehen sollen. Bei allen berufsfremden Tätigkeiten sollten Sie Rücksprache mit dem Auszubildenden halten und sein Einverständnis dafür einholen.
Ein Azubi bleibt eher, wenn er merkt, dass man sich um ihn kümmert, ihn abholt und ihn so schnell wie möglich auch mit etwas komplexeren Aufgaben betraut. Zum Beispiel mit den ersten simplen Abrechnungsaufgaben, sodass ein tieferes Verständnis für den Beruf entstehen kann und er nach und nach in alle Bereiche miteinbezogen wird. Mein Rat: Lassen Sie den Azubi auch unbedingt im Eigenlabor mitwirken. Während der Assistenz am Patienten können sie immer wieder fragen, wie etwas gemacht werden muss, und so ganz locker üben. In diesen Situationen können die Zahnärzte auch feststellen, was bereits gut läuft und wo es noch hakt.
Die Auszubildenden müssen einen Bericht pro Monat erstellen. Dieser sollte immer in der Praxis angefertigt werden, also während der Arbeitszeit und nicht nach der Arbeit zu Hause. Die Azubis sind zur Abgabe verpflichtet, der Praxisinhaber muss den Bericht aber stets kontrollieren und abzeichnen.
Ein Hinweis noch für die Schule beziehungsweise das Lernen für die Prüfung: Der Nachwuchs sollte sich nicht auf eine Künstliche Intelligenz verlassen. Im praktischen Teil der Prüfung bringt ihm das nämlich gar nichts. Gut vorbereitet sind die Prüfungen schaffbar. Wer sehr nervös ist, hat wahrscheinlich nicht gelernt.
Nachwuchs braucht Haltung, nicht nur Struktur
Unsere Praxis besteht aus zwölf Zahnärztinnen und Zahnärzten, sieben Zahntechnikerinnen und Zahntechnikern, 17 ZFAs sowie zwei Auszubildenden. Wir verteilen uns auf fünf Behandlungszimmer, zwei Operationsräume sowie vier Prophylaxezimmer.
Am Anfang steht für uns die Wertevermittlung – nicht als theoretisches Konzept, sondern als gelebte Praxis im Alltag. Wir haben eine klare Haltung: Auszubildende sind keine günstigen Arbeitskräfte, sondern Kollegen und Kolleginnen in Ausbildung. Sie verdienen während dieser Zeit dieselbe Wertschätzung wie alle anderen Teammitglieder. Wenn Werte wie Respekt, Offenheit, Verantwortung und Wachstum konsequent beherzigt und regelmäßig vorgelebt werden, ist unserer Ansicht nach bereits ein großer Teil des Onboardings geschafft.
Die Vorbereitung auf eine gelungene Ausbildung beginnt lange vor dem ersten Ausbildungstag. Wir sensibilisieren unser Team frühzeitig für die Bedeutung der Nachwuchsförderung. Denn nur, wenn alle an Bord sind, kann Integration gelingen. Dafür stellen wir uns vorab folgende Fragen: Wozu bilden wir aus? Welche Werte vertreten wir und wie leben wir sie im Praxisalltag? Und nicht zuletzt: Wer übernimmt die Verantwortung? Ein zentraler Baustein in diesem Prozess ist eine speziell benannte Ausbildungsbeauftragte. Sie ist die Schnittstelle zwischen Praxis, Auszubildenden und Führung.
In den ersten Wochen setzen wir auf klare Erwartungen und klare Kommunikation. Gemeinsam mit den Auszubildenden definieren wir ihre individuellen Lernziele und Meilensteine, die nach Möglichkeit abgestimmt sind auf ihre Fähigkeiten, Motivation und die Praxisgegebenheiten. Unsere Instrumente dafür sind Coaching-Gespräche, die alle zwei bis vier Wochen mit der Mentorin stattfinden, aber auch Ad-hoc-Feedbacks, die jederzeit möglich und ausdrücklich gewünscht sind. Außerdem wird unsere Führungsebene, also das Praxismanagement und Inhaber mit eingebunden, um Wertschätzung und Interesse am Nachwuchs zu zeigen. Die Zielvereinbarungen und die jeweiligen Meilensteineder Azubis sind für sie transparent – beispielsweise mit dem Fokus auf Dokumentation, Assistenz und/oder Vorbereitung in bestimmten Bereichen. Es gibt nicht den „einen Ausbildungsplan“, welchen man über jede Auszubildende stülpen kann.
Die Ausbildung ist fordernd – emotional, fachlich, organisatorisch. Wir begegnen dem mit einem offenen Ohr und Fürsorge. Dazu gehört auch, die persönliche Lernlogik zu verstehen: Nicht jeder lernt gleich, also arbeiten wir mit verschiedenen Didaktik-Ansätzen, stärkenorientiert und individuell. Wenn private Themen ins Spiel kommen, nehmen wir uns Zeit. Wenn Unterstützung gebraucht wird, suchen wir gemeinsam nach Lösungen nicht nach Schuldigen. So unser Motto. Weiter denken wir, dass Verantwortung Entwicklung fördert– und das von Beginn an. Unsere Auszubildenden sollen nicht bloß zusehen, sondern frühzeitig ins Tun kommen.
Selbstverständlich steht dabei Sicherheit an erster Stelle, aber wir schaffen bewusst Räume, in denen Auszubildende eigenständig Aufgaben übernehmen können. Ob Dokumentation, Assistenz, Patientenkommunikation oder vorbereitende Maßnahmen: Verantwortung stärkt Selbstvertrauen und Fachkompetenz. Als Team wollen wir Rückhalt geben. Wir lassen niemanden allein, sondern begleiten, bestärken und stehen bei Fragen jederzeit zur Seite. Wer spürt, dass ihm etwas zugetraut wird, wächst schneller über sich hinaus – fachlich wie persönlich.
Auch auf dem Weg zur Prüfung lassen wir niemanden allein. Wir bieten aktiv und bedingungslos Unterstützung an – von Lernzeit über Materialien bis hin zu begleitenden Gesprächen mit Fachkolleginnen.
Wir sind uns der Herausforderung bewusst, dass in der heutigen Arbeitswelt unterschiedliche Generationen aufeinandertreffen, die jeweils ihre eigenen Erfahrungen und Perspektiven mitbringen. Wir versuchen aber, uns nicht über diese Unterschiede zu ärgern, sondern sind verständnisvoll und setzen auf Akzeptanz. Jede Generation hat ihre Stärken, die es zu erkennen und sinnvoll zu nutzen gilt. So wie die erfahrenen Kolleginnen von heute vor Jahren selbst als Auszubildende begonnen haben, können unsere jungen Talente frische Ideen und neue Perspektiven einbringen. Wir integrieren diese unterschiedlichen Generationen so ins Team, dass ihre Stärken bestmöglich zur Geltung kommen und jeder vom Wissen der anderen profitieren kann.
Natürlich gibt es auch Warnsignale, die uns aufhorchen lassen und die wir ernst nehmen – bei Azubis wie bei allen Mitarbeitenden. Das ist allem voran wiederholte Unzuverlässigkeit ohne erkennbaren Grund sowie Unehrlichkeit oder Intransparenz. Auch auffälliges Verhalten, das ständig Aufmerksamkeit fordert, sollte stutzig machen. Wird Entwicklung verweigert, trotz Angeboten und Gesprächen, schauen wir auf jeden Fall genauer hin. Gut wäre, nicht direkt zu urteilen, denn häufig steckt mehr dahinter.
Die zweite Phase des Onboardings ist für uns keine Pflichtübung, sondern eine Investition in unsere gemeinsame Zukunft und die der Fachkräfte in der Praxis. Denn wer sich gut integriert fühlt, bleibt – und wächst.
Michele Hölter, HR-Managerin Denta 1 Clinic in Herne
Was sind Warnsignale für die Ausbilder? Wo und wann sollten die Alarmglocken angehen?
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Desinteresse beispielsweise ein Warnsignal ist. Wenn sich der Azubi selbst die einfachsten Dinge nach Wochen immer noch nicht merken kann, darf einem das komisch vorkommen. Auch viele Fehlzeiten und Krankheitstage können ein Zeichen dafür sein, dass der Auszubildende unzufrieden ist oder etwas für ihn nicht passt.
Da ein immer größerer Teil der neuen Auszubildenden einen Migrationshintergrund hat – in Berlin sind es inzwischen fast 80 Prozent – und dadurch sprachliche Schwierigkeiten bestehen, sollte diese Hürde zudem ernst genommen werden.
Wie kann man damit umgehen?
Bieten Sie von sich aus Sprachkurse oder Sprachförderung an. Für die anderen Aspekte gilt: Suchen Sie nach Möglichkeit das Gespräch, am besten mit dem gesamten Team.
Der Ausbilder hat die Verpflichtung zu moderieren: Wo liegt das Problem und welche Lösungsansätze könnte es geben? Ist ein Wechsel des Ansprechpartners möglich? Wenn sich die Situation bereits so zugespitzt hat, dass dies nicht mehr möglich ist, können sich Praxen an uns Berater wenden. Die meisten Kammern haben einen Schlichtungsausschuss und sind somit eine Anlaufstelle für Ausbilder und Auszubildende. Ich höre mir in der Regel beide Seiten an und versuche dann als Mediatorin zu vermitteln.
Wir sagen aber auch: Wenn sich die angespannte Situation nach rund einem Jahr nicht bessert oder auflöst, dann sollte man sich trennen. Denn dann wird es meistens auch nicht mehr besser. Auch aus Respekt vor den langjährigen Mitarbeitern, die nicht unter dem Neuling leiden sollen, wenn dieser offensichtlich doch nicht für die Ausbildung zur ZFA geeignet ist. Nicht zuletzt sind dann eventuell drei bis vier Jahre für sie oder ihn verschenkt. Das hat keine nachhaltige Perspektive für die Praxis. Am Ende geht es ums Team, das nicht mitleiden darf. Die Mitarbeiter sind voneinander abhängig. Das merken gerade kleinere Praxen.
Das Gespräch führte Laura Langer.
