Diese fünf Kennzahlen sorgen für Klarheit

Die Personalkosten sind der größte Kostenblock in der Zahnarztpraxis. Nach den betriebswirtschaftlichen Auswertungen des Jahrbuchs der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) entfallen im Durchschnitt rund 43 Prozent der gesamten Betriebsausgaben auf Personalausgaben.

Die Personalkostenquote setzt diese Kosten ins Verhältnis zum Umsatz der Praxis. Sie kann auf zwei Arten betrachtet werden:

• Personalkosten / Gesamtumsatz

• Personalkosten / Fremdlabor-bereinigter Honorarumsatz

Rechnerisch ergibt sich laut KZBV-Jahrbuch für das Jahr 2023 – bezogen auf den Gesamtumsatz – eine Personalkostenquote von knapp 30 Prozent. Wird der Umsatz um durchlaufende Posten (wie das Fremdlabor) bereinigt, liegt die Quote entsprechend höher. Für eine unternehmerische Steuerung reicht die Betrachtung der Gesamtquote jedoch häufig nicht aus. Deutlich aussagekräftiger wird die Analyse, wenn die Personalkosten nach Bereichen differenziert werden, etwa so:

• Assistenz (Behandlungszimmer)

• Prophylaxe

• Verwaltung/Empfang

• angestellte Zahnärzte

• (gegebenenfalls) Eigenlabor

So lassen sich beispielsweise eine Personalkostenquote für die Assistenz oder eine Personalkostenquote für die Verwaltung ermitteln. Über mehrere Jahre betrachtet entstehen daraus belastbare Trendlinien, die strukturelle Veränderungen frühzeitig sichtbar machen. Steigende Kosten in der Verwaltung können auf ineffiziente Abläufe oder wachsende Bürokratie hindeuten, während Veränderungen im Assistenzbereich häufig mit Behandlungsstrukturen, Personalschlüsseln oder Vergütungsmodellen zusammenhängen.

Auch ein Eigenlabor beeinflusst die Personalkostenquote erheblich und sollte stets separat analysiert werden. Das KZBV-Jahrbuch liefert hierfür eine wichtige Orientierung, ersetzt jedoch kein praxisnahes Benchmarking. Für belastbare Vergleiche sollten möglichst strukturell vergleichbare Praxen herangezogen werden – etwa nach Praxisform, Umsatzgröße, Leistungsstruktur oder Standort.

Neben dem Personal stellen die laufenden Verbrauchsmaterialien einen weiteren relevanten Kostenfaktor dar. Das Jahrbuch der KZBV weist für „Material für Praxis und Labor“ im Durchschnitt rund 8 Prozent der Betriebsausgaben aus.

In der BWA wird dieser Bereich häufig weiter differenziert, etwa in Praxisbedarf, Verbrauchsmaterialien oder Laboraufwand. Für die Steuerung empfiehlt es sich, diese Kosten nach Einsatzbereichen zu analysieren, beispielsweise:

• Behandlung

• Prophylaxe

• Eigenlabor

Über mehrere Jahre betrachtet kann man auch hier Verbrauchstrends erkennen. Steigende Materialquoten können auf einen ineffizienten Einsatz, veränderte Behandlungsschwerpunkte oder ungünstige Einkaufskonditionen hindeuten. Zwar lassen sich in diesem Bereich kurzfristig meist keine großen Einsparungen erzielen, dennoch gilt: Auch kleine Optimierungen – etwa durch strukturierte Einkaufsprozesse, Lieferantenvergleiche oder automatisierte Bestellsysteme – wirken sich langfristig positiv auf das Praxisergebnis aus.

Die Gewinnquote beschreibt das Verhältnis des steuerlichen Gewinns zum Umsatz und ist eine der zentralen Vergleichskennzahlen zwischen Praxen.

Für das Jahr 2023 lag laut KZBV-Jahrbuch der durchschnittliche Einnahmen-Überschuss je Praxisinhaber bei rund 215.000 Euro bei einem Umsatz von knapp 678.000 Euro, was rechnerisch einer Gewinnquote von etwa 32 Prozent entspricht. Hier ist es erneut wichtig, welcher Umsatz die Ausgangsgröße ist. Der oben genannte Umsatz ist der Gesamtumsatz inklu­sive Fremdlaborumsatz. Zieht man als Vergleich den reinen Honorarumsatz von 569.000 Euro heran, dann liegt die Quote bei rund 38 Prozent.

Diese Kennzahl sollte jedoch niemals isoliert betrachtet werden. Da die meisten Zahnarztpraxen ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, unterliegt die Gewinnquote zeitlichen Schwankungen, insbesondere durch die quartalsweisen KZV-Restzahlungen. Aussagekräftig ist die Gewinnquote vor allem

• im Mehrjahresvergleich und

• im Zusammenhang mit der absoluten Gewinnhöhe.

Wirtschaftlich entscheidend sind allerdings nicht Prozentsätze, sondern die tatsächlich nachhaltig verfügbaren Eurobeträge. Eine niedrigere Gewinnquote bei höherem absolutem Gewinn kann unternehmerisch sinnvoller sein als eine hohe Quote bei geringerem Einkommen.

Eine der wichtigsten Kennzahlen in der Praxissteuerung ist die verbliebene Liquidität. Sie beantwortet die zentrale Frage: Wie viel Geld hat die Praxis tatsächlich erwirtschaftet – und wofür wurde es verwendet? In der Liquiditätsbetrachtung werden neben dem Gewinn berücksichtigt:

• Privatentnahmen

• Investitionen

• Darlehensaufnahmen

• Steuerzahlungen

• Abschreibungen

Für eine tiefere Analyse empfiehlt sich eine Trennung zwischen operativer und investiver Liquidität. So erfährt man, ob Liquiditätsengpässe aus dem laufenden Praxisbetrieb resultieren oder bewusst durch Investitionen ausgelöst wurden. Gerade bei wachsenden Praxen oder größeren Investitionsphasen ist die Liquiditätsanalyse häufig aussagekräftiger als die reine Gewinnermittlung.

Alle Kennzahlen sind nur so belastbar wie die zugrunde liegende Buchhaltung. Fehlende Belege oder ungeklärte Sachverhalte werden häufig vorübergehend auf sogenannten Auffang- oder sonstigen Konten gebucht.

Diese Positionen haben einen direkten Einfluss auf den Gewinn und die Liquidität, sind in der klassischen Gewinn-und-Verlustrechnung jedoch nicht immer unmittelbar sichtbar. Typische Ursachen sind

• fehlende oder verspätete Belege,

• eine ungeklärte – privat oder betrieblich – Zuordnung oder

• zeitversetzte Umbuchungen zwischen verschiedenen Konten.

Für eine verlässliche Steuerung der Praxis ist es daher unerlässlich, diese Konten regelmäßig und zeitnah mit dem Steuerberater abzustimmen. Nur so behalten die übrigen Kennzahlen ihre Aussagekraft.

Die wirtschaftliche Steuerung einer Zahnarztpraxis erfordert keinen Blick auf jede einzelne Zahl der BWA. Wer sich konsequent auf wenige – gut verstandene – Kennzahlen konzentriert und diese nach Bereichen, Zeitverläufen und Praxisstruktur differenziert betrachtet, gewinnt schnell Klarheit über die wirtschaftliche Entwicklung der Praxis.

Die Personalkostenquote, die Materialquote, die Gewinnquote, die Liquidität und die Qualität der Buchhaltung bilden gemeinsam ein belastbares Frühwarnsystem. Richtig genutzt ermöglichen sie fundierte unternehmerische Entscheidungen – ohne sich im Zahlendschungel zu verlieren.