Diese Fehler kosten Sie viel Geld!

Zwar gibt es keine offiziellen Zahlen zur Fehlerquote in den Abrechnungen. Dass es aber sehr häufig Unstimmigkeiten gibt, zeigen Kontrollen von Mineko: Demnach sind 94 Prozent der geprüften zahnärztlichen Abrechnungen fehlerhaft (siehe Beispielrechnung). Und das kann teuer werden, denn diese Fehlbeträge summieren sich über die Jahre.

„Da kommen schon mal mehrere Tausend Euro zusammen. Meist in völliger Unkenntnis der Mieter“, erklärt Chris Möller, Gründer und Geschäftsführer von Mineko. Sein Unternehmen prüft mit über 50 Mitarbeitenden die Betriebskostenabrechnungen von privaten und gewerblichen Mietverhältnissen. Die Experten erstellen Prüfberichte und unterstützen ihre Kunden bei der Kommunikation mit den Vermietern. Stimmt die Abrechnung nicht, wird zunächst ein qualifizierter Widerspruch eingelegt und eine korrigierte Version angefordert.

Das Unternehmen rät grundsätzlich dazu, die Kommunikation mit dem Vermieter selbst zu führen, denn der direkte Weg ohne Dritte wirke deeskalierend und helfe so bei der Pflege des Mietverhältnisses. Bei einem Eigentümerwechsel bleibt der Mietvertrag bestehen. Manche Positionen sind gar nicht auf die Mieter umlegbar.

Vermieter führen nicht vereinbarte Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf. „Sonstige Betriebskosten“ müssen jedoch explizit im Mietvertrag vereinbart sein, um sie umlegen zu dürfen. „Wenn beispielsweise die Kosten für Anlagen nicht genannt sind oder für die Sachwartung einer Brandmeldeanlage, dann werden sie von Mineko als 'nicht vereinbart' ausgewiesen. Das heißt, gewerbliche Mieter oder Mieterinnen müssen diese auch nicht tragen“, erklärt Möller. Ebenso komme auch vor, dass im Mietvertrag nur vereinzelte Betriebskostenarten aufgeführt sind, etwa Hausmeisterdienste oder Wartungsarbeiten, aber dann weitere, nicht aufgeführte in Rechnung gestellt werden. „Das ist unzulässig“, stellt der Experte klar. Aufgrund einer fehlenden Vereinbarung im Mietvertrag werden diese Positionen deshalb nach der Prüfung ebenfalls als nicht vereinbart ausgewiesen.

Einige Kosten muss der Vermieter immer tragen, dazu zählen solche, die rein im Vermieterinteresse liegen. Ein Beispiel dafür ist das Management der Hausverwaltung. „Auch wenn diese Kosten im Mietvertrag vereinbart sind, müssen sie nicht vom Mieter getragen werden“, sagt Möller. Vermieter können zwar Kosten vereinbaren, aber wenn das Gesetz sie für unzulässig erklärt, ist die Klausel nichtig.

Bei vielen Abrechnungen können dank der Belegeinsicht zusätzliche Fehler aufgedeckt werden. „Das sind beispielsweise folgende Positionen: Wartung von Aufzügen, Bekämpfung von Ungeziefer, Kosten für den Hausmeister, Versicherungen, bei denen man nicht weiß, was sich dahinter verbirgt und ob diese umlegbar sind oder Investitionen darstellen."

Kappungsgrenzen sind individuell vereinbarte Kostenbeteiligungen der Mieter an etwaigen Kosten für zum Beispiel die Instandhaltung und Instandsetzung. „Hierbei muss eine Kappungsgrenze vereinbart sein, ansonsten ist diese Position nicht umlegbar“, sagt Möller. Verwaltungs- und Wartungskosten können eine solche Grenze haben, müssen sie aber nicht: „Sollten hier Kappungsgrenzen in der Abrechnung aufgelistet sein, müssen sie vorher im Mietvertrag vereinbart worden sein, ansonsten können sie als unzulässig ausgewiesen werden."

Das Oberlandesgericht München (Urteil vom 12. Februar 2026, Az. 14 U 1880/25 e) hatte jüngst bestätigt, dass auch die formularmäßige Umlage ungekappter Wartungskosten unwirksam ist, selbst wenn sich die Wartung nicht pauschal auf sämtliche technischen Anlagen des Gebäudes, sondern auf durch Sammelbezeichnungen erfasste komplexe Anlagen bezieht wie Lüftungsanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, Klima- und Kühlanlagen, Wassersysteme, Einbruchüberwachungsanlagen, Gebäudetechnik, Kommunikationsanlagen oder Feuerschutzeinrichtungen.

Teilt der Vermieter die Heizkosten nicht unter Grund- und Verbrauchskosten auf, dann muss er dem Mieter oder der Mieterin einen Strafabzug von 15 Prozent gewähren. Möller ergänzt: „Unabhängig davon, muss seit 2023 ein Abzug von drei Prozent der anteiligen Heizkosten vorgenommen werden, wenn keine CO₂-Steuer abgerechnet wurde“. Gewusst?

Der Verteilerschlüssel ist in der Regel im Mietvertrag vereinbart. Er legt fest, dass alle oder bestimmte Positionen entweder nach Fläche, Anzahl der Mieteinheiten oder Verbrauch umgelegt werden. An diesen Verteilerschlüssel ist der Vermieter gebunden. „Ist im Mietvertrag 'billiges Ermessen' vereinbart, hat der Vermieter freie Wahl. Fehlt grundsätzlich eine Vereinbarung im Mietvertrag, kann er ebenso nach 'billigem Ermessen' umlegen“, erklärt der Experte.

Die Vereinbarung eines Leistungsbestimmungsrechts nach billigem Ermessen bietet gegenüber einem von vornherein starr festgelegten Umlageschlüssel den Vorteil, dass der Vermieter nicht dauerhaft auf einen bestimmten Verteilungsmaßstab festgelegt ist, sondern innerhalb der Grenzen des § 315 BGB einen sachgerechten Umlageschlüssel bestimmen kann. Die wesentlichen Vorteile liegen damit in der Flexibilität bei der Wahl des Verteilungsschlüssels sowie in der Möglichkeit, den Umlagemaßstab an die konkrete Kostenverursachung und die jeweiligen tatsächlichen Verhältnisse anzupassen. „Grenze des Leistungsbestimmungsrechts ist jedoch die objektive Billigkeit im Sinne des § 315 BGB. Für die Behauptung, dass die vom Vermieter getroffene Bestimmung dieser Billigkeit nicht entspricht, trägt grundsätzlich der Mieter die Darlegungs- und Beweislast“, führt er aus.

Was verbirgt sich hinter der Position? Diese Frage dürfen sich Mieter nicht stellen müssen. „Die Fehlerart 'unkonkret' bedeutet, dass aus der Positionsbezeichnung nicht eindeutig hervorgeht, welche genaue Betriebskostenart gemeint ist und ob sie überhaupt umlegbar oder vereinbart ist“, macht Möller deutlich. Beim Widerspruch wird der Vermieter aufgefordert zu konkretisieren, was sich hinter der Angabe verbirgt: Welche Tätigkeit und welches Bauteil, welche haustechnische Anlage?

Ein weiterer Hinweis: „Die Widerspruchsfrist bei gewerblichen Nebenkostenabrechnungen kann im Mietvertrag vereinbart werden. Sie muss immer mindestens drei Monate betragen.“ Wird die Vereinbarung nicht identisch in der Betriebskostenabrechnung wiedergegeben, ist das ein Fehler und bedeutet für den Mieter oder die Mieterin: drei Jahre Zeit für einen Widerspruch.

„Erfahrungsgemäß kommen Sie schneller zu einer korrekten Abrechnung, wenn Sie dem Vermieter positiv und freundlich gegenübertreten. Eine falsche Abrechnung ist meistens kein böser Wille, sondern ein Versehen Ihres Vermieters“, sagt Möller.