The New Standard of Care

Im Fokus der Vorträge anerkannter Experten unter Leitung von Dr. Jörg Schwarze stand die Optimierung von Praxisabläufen sowie die Reduzierung der Arbeitsbelastung und die Gewinnung von Patienten. Wie lassen sich die Behandlungen aber auch insgesamt verbessern – von der Beobachtung bis zur Retention? Über all dem stand zugleich aber vor allem die Frage: Warum sollte ich die Praxis digitalisieren? Wie mache ich das am besten und wie nehme ich dabei das ganze Team mit? Last, not least: Was ist am Ende durch die Digitalisierung möglich?

Den Startschuss machte Dr. Anton Demling mit der Fragestellung „Kieferorthopädie – (m)ein Traumberuf trotz Fachkräftemangel, Inflation und Budgetierung?“. Tatsache für ihn: Die Rahmenbedingungen haben sich heute wesentlich geändert – Stichwort Fachkräftemangel. So wird beispielsweise die Anzahl der Erwerbstätigen bis 2030 deutlich sinken. Und während noch vor einigen Jahren der Arbeitsalltag von Stress und Termindruck geprägt war und mangelnde Ressourcen eine Rolle spielten, haben sich mittlerweile auch die Patientenerwartungen geändert.

Während Demling dabei bereits früh an die Digitalisierung glaubte, betrachtete er die Visualisierung dagegen zunächst als Bedrohung. Das hat sich aber mittlerweile deutlich gewandelt, denn sein Konzept lautet heute: Minimal Physical Touch Orthodontics plus Maximal Digital Touch Orthodontics. Dieser neue „Standard of Care“ ist heute für ihn ebenso transparent wie asynchron, insgesamt dabei ein perfektes Marketing und zugleich ebenso Team- als auch Patienten-orientiert. Damit ist das Gesamtkonzept für ihn ein echter Gamechanger – und vor allem dabei auch ein Profitcenter!

Termine wurden um 30 Prozent reduziert und das Team deutlich motivierter. Seine drei Regeln heute fasst er folgendermaßen zusammen: Erstens: Hinterfrage Deine Glaubenssätze. Regel Nummer zwei: Verlasse deine Komfortzone – und das am besten jeden Tag. Und zuletzt: Mach es nicht gestern, mach es nicht morgen, mach es heute!

Spannende Einblicke lieferten im Anschluss auch Marleen Jurgeleit und Christian Dymek mit ihrem Vortrag „Transformation und Effizienz: Lean Management im Fokus der KFO“. Die Reise ins Lean Management und Digitalisierung gehören dabei für sie heute unabdingbar zusammen. Der notwendige erste Step dabei: eine grundsätzliche Entscheidung für den Wandel. Er sollte begleitet werden von einer internen Reflexion und gleichzeitigen Zielbetrachtung.

Parallel hat die Digitalisierung unser Leben revolutioniert und in einen ganz neuen Zustand gebracht – selbstorganisiert oder auch fremdgesteuert. Gezielt eingesetzt kann die erfolgreiche Digitalisierung das Lean Management aus ihrer Sicht ganzheitlich unterstützen. Im Zentrum stehen dabei vier Säulen, die die Erwartungen des Patienten erfüllen sollen: Vision und Kompass auszurichten, Abläufe und Prozesse zu stabilisieren, Kommunikation & Führungskultur zu etablieren sowie Mitarbeiter zu trainieren und qualifizieren.

Wichtig dabei jederzeit: Wertschöpfende Tätigkeiten müssen identifiziert, fließende Prozesse zugleich erzeugt werden. Dazu kommt die Standardisierung der Abläufe und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Alles zusammen sorgt für eine erfolgreiche Veränderung. Marleen Jurgeleit zeigte auf, wie die Prozesse und ein All-In in DentalMonitoring ihre Praxisoptimierung dabei erfolgreich unterstützt haben. Damit ist das Lean Management sowohl für Jurgeleit als auch für Dymek ein wesentlicher strategischer Erfolgsfaktor: „Denn wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört gut zu sein!“

Ein Thema, das später auch im Rahmen einer Podiumsdiskussion unter der Leitung von Dr. Jörg Schwarze von den Teilnehmern nochmals intensiv behandelt und diskutiert wurde.

Mit der „KFO-Praxis 2.0 - Prozesse auf dem Prüfstand“ beschäftigte sich anschließend Dr. Dietmar Zuran in seinem Vortrag. Die relevanteste Frage für ihn: „Was ist Dein Ziel? Mehr Zeit? Mehr Geld? Mehr Qualität?“. Die Möglichkeiten: vielseitig - und die Digitalisierung ist dabei einer der wesentlichen Faktoren. Neben den ambulanten und stationären Säulen der Gesundheitsversorgung gehört für ihn heute auch die digitale Säule dazu – in Österreich ist das bereits gesetzlich der Fall. Und DentalMonitoring hat diese Digitalisierung für Zuran erfolgreich auf ein neues Level in der Kieferorthopädie gehoben – mit spürbaren Effekten auf seine Praxiseffizienz.

Es folgte ein Block zum Thema Teamintegration: Zunächst „Motivation und Wandel – Mitarbeiter für die Digitalisierung gewinnen“ als Thema des Vortrages von Dr. Annike Bader & Jana von Schassen und die „Operation Dream Team: Ansätze und Ideen“ im Fokus des Vortrags von Dr. Sanjay Raval.

Das Hauptthema von Bader beziehungsweise von Schassen: Wie kann ich mit der Digitalisierung am besten neue MitarbeiterInnen gewinnen? Die Frage dabei: „Wofür brenne ich? Wie entzünde ich das Feuer?“. Und wie nehme ich vor allem auch das Team mit – und lasse es nicht nur Abformlöffel auskratzen und Kaffee kochen? Wichtig für beide: Gute Mitarbeiter wollen für eine optimale Praxiseffizienz gefordert und gefördert werden. Umsetzen kann man das am besten über realisierbare Teilziele.

Der Weg dahin: Das Abschaffen starrer Strukturen und das Organisieren in kleinen, variablen Einheiten. So schafft man Agilität, Flexibilität und mehr Erfolg. Heute sind alle Mitarbeiter der Praxis von Dr. Bader erfolgreich bei DentalMonitoring integriert. Dazu gibt es eine kontinuierliche und stets positive Kommunikation mit den Patienten – sei es in der Praxis oder über individuelle Nachrichten. Gefordert sind aber trotzdem auch immer die Führungskräfte – diese müssen die Mitarbeiter (be)achten und zu einem gemeinsamen Erfolg transformieren. Auch unter Implementierung einer entsprechenden Fehlerstruktur.

Dr. Sanjay Raval skizzierte im Anschluss die Geschichte seiner eigenen Praxis: Gestartet 2015 in Mühlacker mit vier MitarbeiterInnen und fünf Stühlen kam er 2019 an seine persönlichen Grenzen. Seine Antwort darauf: Änderung muss her! Am besten allerdings erst einmal bei sich selbst – in seinem Falle mit Hilfe eines Coaches. Der wichtigste Satz dabei: „Progress makes happy“. Ein Motto, das er in seiner Praxis implementieren konnte, um das von ihm angestrebte Dream-Team aufzubauen. 

Unter anderem gelang ihm dies über erlernte Leadership Skills, klare Strukturen und dem passenden Team – nur so sei es ihm möglich gewesen, die angestrebte Champions League über die geeignete Praxiskultur und intrinsische Motivation zu erreichen. Ein wesentlicher Baustein sind dabei für ihn monatliche Team Events. Denn wenn es der Praxis und seinem Team gut geht, spürt es auch der Patient. Daher sein Tipp: „Change one thing – und lass Dich vor allem nicht überfordern!“

„11 Wege zum Glück – Smile. Smart. Digital“ präsentierte dann auch Dr. Wibke Lindemann. Sie startete ihre Journey 2017 in einer damals für sie nicht zufriedenstellenden Situation. Auch ihr Weg: Sie musste eine Lösung finden und startete mit einer Aligner Zertifizierung und einem Intraoralscanner. Daraus leitete sie ihre 11 Wege zum Glück ab – ohne nervende Termindiskussion, mit Online-Unterstützung und vor allem einem Telefonassistenten. Dazu kommen ihre elf Ansätze von der Integration DentalMonitorings, Frühbehandlung mit Alignern bis hin zur durchdachten Retention.

Den Nachmittag der Veranstaltung bestimmten dann klinische Erkenntnisse aus der Behandlung. Bei Dr. Philipp Eigenwillig und Dr. Peter Schicker ging es zunächst um die „Klinische Exzellenz in der Multibandbehandlung: Digitalisierung im Fokus“, bevor Dr. Udo Windsheimer und Matthias Peper unter der gleichen Überschrift „Die Zukunft der Aligner Therapie“ betrachteten.

Die Frage, die sich Schicker und Eigenwillig stellten: Wie kann man DentalMonitoring optimal bei der Multibracketbehandlung anbieten? Bei der Alignerbehandlung war der Nutzen ja deutlich . Nun sollte aber geklärt werden, wie sich die Präzision auch auf Brackets übertragen ließe. Der Vorteil ergab sich schnell: Mit DentalMonitoring ließen sich Probleme bereits vor dem Besuch erkennen und damit der Workflow deutlich verbessern. Der optimale Zeitpunkt zum Starten daher: gestern! Und bei Schicker immer bereits im Falle der Diagnostik. So kommuniziert und motiviert man bereits früh und bindet den Patienten schon früh an die Praxis. Zudem lasse sich die Fehlerquote deutlich minimieren.

Bei Udo Windsheimer und Matthias Peper ging es dann anhand komplexer Fälle aus der Praxis um die „Die Zukunft der Aligner Therapie“. Ihr Fokus: Wie lässt sich die Behandlung durch DentalMonitoring und die virtuelle Betrachtung bzw. Planung weiter optimieren? Ihr Statement: Gerade der Output der Behandlung lässt sich heute dank der digitalen Diagnostik deutlich optimieren – so durch höhere Compliance bzw. verbesserte Patientenkommunikation, eine klar verbesserte Passgenauigkeit, Effizienzsteigerung in der Behandlung oder einfach weniger Probleme im Allgemeinen – z.B. durch weiter optimierte Arbeitsprozesse und eine Reduktion der Praxiskosten.

In einer Podiumsdiskussion beschäftigten sich die Teilnehmer dann intensiv mit der Fragestellung von „DentalMonitoring im Deutschen Abrechnungssystem“.

Über „Ein Jahr All-In mit allen Konsequenzen“ referierte dann auch Dr. Cornelia Maier in ihrem Vortrag. Sie behandelt aktuell rund 20 Prozent ihrer Patienten mit Alignern – überwiegend im eigenen Labor hergestellt, die anderen 80 Prozent konservativ. Insgesamt befinden sich etwa 500 Patienten in einer Behandlung beziehngsweise. Kommunikation mit DentalMonitoring. Da sie zugleich viele Teilzeitmitarbeiterinnen hat, ist DentalMonitoring für sie eine große und mittlerweile vor allem unverzichtbare Hilfe im Praxisablauf. Für sie steht DentalMonitorig in der Praxis heute vor allem für eine immense und wichtige Zeitersparnis – ein Nutzen, vom dem sie gerne bereits profitiert hätte, als ihre vier Kinder noch deutlich kleiner waren. Fakt ist aber auch: Seitdem sie mit DentalMonitoring arbeitet, hat sie endlich wieder Spaß an ihrer Tätigkeit. 

Mitte 2020 wurde die Praxis dabei wegen einer Kündigung zunächst auf gipsfrei umgestellt – eher gezwungenermaßen wurden damals zwei weitere Intraoralscanner bestellt, um der Situation zu begegnen. Wie sie heute selbst sagt: „Das war ein echter Befreiungsschlag!“. Mitte 2022 kam dann DentalMonitoring dazu, seit Mitte 2023 ist sie „All in“ – denn sie folgte dem Gedanken „jederzeit ein Auge auf meine Patienten haben zu können“. Um die Situation erfolgreich in der Praxis zu implementieren, wurden die Rollen hierzu eindeutig neu verteilt: Von der Scansichtung über Alignermanagement bis hin zur Terminvergabe.

Heute will sie die Möglichkeiten der Software auf keinen Fall missen – zu überzeugend sind die Vorteile, von denen sie heute profitiert. Ob bei Multibandfällen oder der Alignerbehandlung. Auch Retentionen sind heute deutlich schneller erkennbar. Insgesamt hat sie die Zeit am Behandlungsstuhl halbiert – eine Situation, die sie nie wieder anders haben will. Und ein Thema, das in der anschließenden Podiumsdiskussion nochmals vertieft wurde, bevor der CEO von DentalMonitoring Philippe Salah, auf der Bühne faszinierende Einblicke in die Hintergründe seiner Karriere und Visionen gab.